Importer un registre existant (bêta)
Bêta, sur demande. L’import de registre est une fonction bêta. Demandez-nous de l’activer pour votre environnement. Ensuite, vous l’activez vous-même via Paramètres → Fonctions bêta → Import de registre via modèle → Utiliser.
L’import de registre charge un registre existant dans AmmoSuite en une fois : le registre des armes, le registre des munitions, les pièces essentielles ou le registre de dépôt. Il sert à passer à AmmoSuite depuis Excel, le papier ou un autre programme.
Ce premier chargement n’est possible que tant que le registre est encore vide. Dès qu’il contient une ligne, vous continuez dans le tableau, ou vous complétez le registre des armes ou des munitions avec un fichier via Compléter le registre ou désinscrire des armes. Les auditeurs ne peuvent pas importer.
1. Télécharger le modèle
Ouvrez le registre et cliquez sur Importer, puis sur Télécharger le modèle. Pour le registre des munitions, le bouton Importer se trouve sur l’aperçu des types de munitions.
Vous obtenez un fichier Excel avec deux feuilles :
- Registre : vous y saisissez vos données, une ligne par ligne de registre, dans l’ordre de votre registre ;
- Explication : ce que contient chaque colonne, avec un exemple.
Lors du remplissage :
- notez les dates au format jj/mm/aaaa ;
- laissez le numéro d’ordre vide et AmmoSuite numérote automatiquement ;
- le client est du texte libre. Si ce client existe déjà dans votre fichier clients, il est lié automatiquement.
Vos données se trouvent dans un autre programme ? Un .csv avec les mêmes noms de colonnes fonctionne aussi.
Registre des munitions
Chaque ligne est soit une ENTRÉE (date d’entrée et quantité entrée), soit une SORTIE (date de sortie et quantité sortie). Les quantités sont en boîtes. Marque, type, calibre et contenu de la boîte définissent ensemble le type de munition. S’il n’existe pas encore, AmmoSuite le crée.
Les types de munitions créés ainsi n’ont pas encore de poids de poudre par cartouche. Complétez-le après l’import dans Gérer les types de munitions, sinon ces munitions ne comptent pas pour votre limite de poudre.
2. Charger et vérifier le fichier
Choisissez votre fichier complété (.xlsx ou .csv, 10 Mo maximum) et cliquez sur Vérifier. Rien n’est encore enregistré.
AmmoSuite affiche un résumé (nombre de lignes, période, nombre d’entrées et de sorties, et nombre de noms de clients liés) et en dessous toutes les lignes.
- Si une ligne contient une erreur, vous voyez ce qui ne va pas pour chaque ligne. Afficher → uniquement les erreurs filtre ces lignes, et Rapport de contrôle (.xlsx) place les messages à côté de chaque ligne de votre fichier. Corrigez-les dans votre fichier et cliquez sur Charger un autre fichier. L’import n’a lieu que lorsque toutes les lignes sont correctes.
- Un avertissement ne bloque pas l’import, mais vous confirmez l’avoir lu.
- Un numéro d’ordre en double compte aussi comme une erreur.
3. Confirmer et importer
Toutes les lignes sont correctes ? Vérifiez-les, cochez J’ai vérifié les données ; elles correspondent à mon registre et cliquez sur Importer … lignes. La vérification reste valable 30 minutes. Passé ce délai, chargez à nouveau le fichier.
L’import apparaît comme une seule ligne IMPORT dans la piste d’audit, avec le nombre de lignes, le nom du fichier et une empreinte (SHA-256) du fichier.
Un import ne peut pas être annulé d’un seul clic. Besoin d’aide pour passer à AmmoSuite ? Contactez-nous.