Conditions générales

Version du 18 octobre 2026

Champ d'application

Les présentes conditions générales s'appliquent à toute offre et à tout contrat portant sur AmmoSuite Register ou AmmoSuite Club conclu entre :

AmmoSuite, nom commercial de Davy Bammens (entreprise individuelle), établie Zonhovenstraat 39, 3500 Hasselt, Belgique, inscrite à la BCE sous le numéro d'entreprise BE 0699.928.640, e-mail contact@ammosuite.com (ci-après « AmmoSuite ») ; et
l'entreprise, le club ou l'organisation qui accepte une offre d'AmmoSuite (ci-après « le Client »).

AmmoSuite et le Client sont dénommés ensemble les « Parties ». En acceptant l'Offre, le Client accepte également les présentes conditions. Les dérogations ne s'appliquent que si elles figurent expressément dans l'Offre.

Article 1 — Définitions

Offre : la proposition d'AmmoSuite au Client mentionnant notamment le produit choisi, la formule, le prix, la date de début et les éventuels accords particuliers.
Plateforme : le logiciel en ligne auquel le Client souscrit, y compris les mises à jour : AmmoSuite Register (le registre électronique des armes pour les armuriers agréés et les stands de tir) et/ou AmmoSuite Club (la plateforme de gestion des membres pour les clubs de tir).
Environnement : l'instance cloisonnée de la Plateforme configurée pour le Client, avec ses propres données et paramètres.
Utilisateurs : les collaborateurs, membres du conseil d'administration, administrateurs, membres et autres personnes auxquels le Client donne accès à l'Environnement.
Données du Client : toutes les données que le Client ou ses Utilisateurs saisissent ou font traiter dans l'Environnement, y compris des données à caractère personnel.
Fonctions bêta : les fonctions qu'AmmoSuite désigne expressément comme « bêta » et que le Client peut activer volontairement.
Environnement de test : un environnement qu'AmmoSuite met à disposition pour essayer la Plateforme.
Abonnement : la formule choisie par le Client, avec les fonctions et le prix correspondants tels que mentionnés dans l'Offre acceptée.

Article 2 — Objet

2.1 AmmoSuite accorde au Client, pendant la durée du contrat, un droit non exclusif et non cessible d'utiliser la Plateforme pour ses propres activités ou son fonctionnement interne, selon l'Abonnement choisi.

2.2 La Plateforme est proposée en tant que service en ligne (« software as a service »). Le Client ne reçoit pas de copie du code source et n'installe rien sur ses propres serveurs.

2.3 Le contrat se compose de l'Offre acceptée, des présentes conditions générales et de l'annexe. En cas de contradiction, l'ordre suivant s'applique : (1) le contrat de sous-traitance (Annexe 1) en ce qui concerne les données à caractère personnel, (2) l'Offre, (3) les présentes conditions générales. Les conditions générales du Client ne sont pas applicables.

Article 3 — Conclusion et durée

3.1 Le contrat est conclu dès que le Client accepte l'Offre pendant sa durée de validité, par signature ou par confirmation écrite (un e-mail suffit). Une Offre est valable 30 jours, sauf mention contraire. Le contrat prend cours à la date de début indiquée dans l'Offre.

3.2 Le Client choisit dans l'Offre une durée mensuelle ou annuelle. La première période est alors d'un mois ou de douze mois. Le contrat est ensuite reconduit tacitement chaque fois pour la même période, sauf résiliation par une Partie par écrit (un e-mail suffit) :

pour une durée mensuelle : au moins 14 jours avant la fin du mois en cours ;
pour une durée annuelle : au moins 2 mois avant la fin de la période en cours.

3.3 En cours de contrat, le Client peut passer d'une durée mensuelle à une durée annuelle ; celle-ci prend cours à partir du mois suivant. Le passage d'une durée annuelle à une durée mensuelle est possible à la fin de la période annuelle en cours.

Article 4 — Services et disponibilité

4.1 AmmoSuite configure l'Environnement à une date convenue d'un commun accord par les Parties, dans l'Offre ou ultérieurement par e-mail, et fournit les fonctions de l'Abonnement choisi. Si, du fait d'AmmoSuite, l'Environnement n'est pas prêt à cette date, le début de la facturation est reporté d'autant.

4.2 AmmoSuite s'efforce de maintenir la Plateforme disponible autant que possible, mais ne peut garantir un fonctionnement ininterrompu. Il s'agit d'une obligation de moyens et non d'une obligation de résultat. La maintenance planifiée est, dans la mesure du possible, annoncée au moins 48 heures à l'avance et effectuée autant que possible en dehors des moments de forte activité du Client.

4.3 AmmoSuite effectue chaque jour une sauvegarde des Données du Client et conserve les sauvegardes pendant 30 jours.

4.4 AmmoSuite peut continuer à développer la Plateforme et modifier des fonctions. Si une fonction que le Client utilise dans son Abonnement est substantiellement réduite ou supprimée, AmmoSuite en informe le Client au moins 2 mois à l'avance et le Client peut résilier le contrat sans frais à la date de la modification.

Article 5 — Support

5.1 Le Client peut demander du support via contact@ammosuite.com ou via la fonction de support de la Plateforme, en néerlandais, en français ou en anglais.

5.2 AmmoSuite traite les demandes le plus rapidement possible, généralement dans un délai d'un jour ouvrable. Une panne qui rend la Plateforme inutilisable pour l'ensemble du Client est traitée en priorité. Il s'agit d'un effort, et non d'un délai de réaction garanti.

5.3 Le support standard est compris dans l'Abonnement. Les services supplémentaires, tels que l'accompagnement lors d'un import, la migration de données ou les développements sur mesure, sont proposés et facturés séparément conformément à l'Offre.

5.4 Le support s'adresse aux administrateurs du Client. Les questions des membres individuels ou des autres Utilisateurs passent par le Client lui-même.

Article 6 — Fonctions bêta et Environnement de test

6.1 Le Client peut activer lui-même des Fonctions bêta (par exemple l'import CODA des extraits bancaires dans AmmoSuite Club). Elles sont proposées « en l'état » : AmmoSuite peut les modifier ou les arrêter à tout moment.

6.2 Le Client vérifie lui-même le résultat des Fonctions bêta, en particulier lorsqu'elles modifient des données financières, des données de membres ou des données de registre.

6.3 Un Environnement de test est gratuit et sans engagement. AmmoSuite peut le réinitialiser périodiquement ou l'arrêter ; la conservation des données qu'il contient n'est pas garantie. Le Client n'utilise pas un Environnement de test pour son fonctionnement réel ni comme registre légal.

Article 7 — Obligations du Client

7.1 Le Client utilise la Plateforme uniquement à des fins licites et conformément au présent contrat. Il ne donne pas accès à des tiers autres que ses Utilisateurs et ne tente pas de contourner la sécurité.

7.2 Le Client est responsable :

de l'exactitude des Données du Client qu'il saisit ;
de la gestion des accès et des droits accordés ;
du respect de la législation sur les armes et, pour les clubs, des règles de leur fédération. La Plateforme est un outil : le Client reste responsable de l'exactitude, de l'exhaustivité et de la mise à jour en temps utile des registres qu'il doit légalement tenir et des déclarations qu'il doit légalement faire, même s'il utilise la Plateforme à cette fin ;
de la confidentialité des identifiants de connexion de ses Utilisateurs. AmmoSuite recommande vivement d'utiliser la vérification en deux étapes pour les comptes administrateurs ; la Plateforme la propose et le rappelle aux administrateurs. AmmoSuite n'est pas responsable des dommages résultant d'un usage abusif des identifiants de connexion des Utilisateurs, sauf si cet usage abusif est imputable à un manquement d'AmmoSuite.

7.3 Si le Client constate un abus ou un problème de sécurité, il le signale dès que possible à AmmoSuite.

Article 8 — Prix et indexation

8.1 Le Client paie les prix figurant dans l'Offre acceptée : le prix de l'abonnement et les éventuels frais uniques (par exemple la mise en service ou la migration de données). Tous les prix sont exprimés en euros, hors TVA.

8.2 AmmoSuite peut adapter les prix une fois par an, à la date anniversaire du contrat, en fonction de l'évolution de l'indice des prix à la consommation (formule : nouveau prix = prix de base × nouvel indice / indice de base).

8.3 AmmoSuite annonce toute autre augmentation de prix au moins 2 mois à l'avance. Le Client peut alors résilier le contrat sans frais à la date d'entrée en vigueur de l'augmentation.

8.4 Si le Client passe en cours de contrat à un Abonnement supérieur, le nouveau prix s'applique au prorata à partir du changement. Le passage à un Abonnement inférieur est possible à la fin de la période en cours.

Article 9 — Facturation et paiement

9.1 AmmoSuite facture à l'avance, mensuellement ou annuellement selon la durée choisie, par e-mail ou, lorsque la loi l'exige, via Peppol.

9.2 Les factures sont payables dans les 30 jours suivant la date de facture.

9.3 En cas de retard de paiement, AmmoSuite envoie d'abord un rappel. Si le paiement n'est toujours pas effectué 15 jours après ce rappel :

l'intérêt légal applicable aux transactions commerciales (loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales) est dû, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement conformément à cette loi ;
AmmoSuite peut suspendre entièrement l'accès à l'Environnement, après une annonce par e-mail au moins 7 jours à l'avance. Les Données du Client restent conservées et l'accès est rétabli dès que le montant impayé est réglé. Le prix de l'abonnement reste dû pendant la suspension.

9.4 Si le Client conteste une facture, il le fait par écrit et de manière motivée dans les 30 jours suivant la date de facture. La partie non contestée reste due.

9.5 Si le paiement n'est toujours pas effectué 30 jours après la suspension, AmmoSuite peut résilier le contrat par e-mail. Les articles 15.2 et 15.3 s'appliquent alors : le Client peut encore exporter ses données pendant 30 jours, après quoi elles sont supprimées. Les montants impayés restent dus.

Article 10 — Protection des données

10.1 Pour les données à caractère personnel présentes dans l'Environnement, le Client est responsable du traitement et AmmoSuite est sous-traitant au sens du RGPD. AmmoSuite traite ces données uniquement pour le compte du Client et ne détermine pas la manière dont le Client les utilise.

10.2 Les accords relatifs à ce traitement figurent dans le contrat de sous-traitance (Annexe 1), qui fait partie du présent contrat. Il règle notamment : la finalité et la durée du traitement, les mesures de sécurité, les sous-traitants ultérieurs, la notification des violations de données dans les 48 heures suivant leur découverte, l'assistance en cas de demandes des personnes concernées et le sort des données après la fin du contrat.

10.3 Le Client veille lui-même à disposer d'une base juridique pour le traitement et informe les personnes concernées. Pour AmmoSuite Club, cela peut se faire notamment via la déclaration de confidentialité que la Plateforme affiche pour chaque club.

10.4 AmmoSuite stocke les Données du Client dans l'Espace économique européen, sur des serveurs de DigitalOcean situés dans le centre de données d'Amsterdam (Pays-Bas).

Article 11 — Propriété et utilisation des Données du Client

11.1 Les Données du Client restent la propriété du Client. AmmoSuite les utilise uniquement pour fournir le service, assurer le support et sécuriser la Plateforme.

11.2 AmmoSuite peut utiliser des statistiques d'utilisation anonymisées et agrégées (par exemple quelles fonctions sont utilisées et à quelle fréquence) pour améliorer la Plateforme, à condition qu'aucun Client ni aucune personne ne soit identifiable à partir de celles-ci.

Article 12 — Propriété intellectuelle et confidentialité

12.1 Tous les droits sur la Plateforme (logiciel, conception, documentation, marque AmmoSuite) restent la propriété d'AmmoSuite ou de ses concédants de licence. Hormis le droit d'utilisation prévu à l'article 2, le Client n'acquiert aucun droit.

12.2 AmmoSuite peut utiliser librement, sans rémunération, les suggestions ou commentaires du Client pour améliorer la Plateforme.

12.3 Le logo, le nom et l'identité visuelle du Client affichés dans l'Environnement restent la propriété du Client. AmmoSuite peut mentionner le nom du Client comme référence, sauf refus écrit du Client.

12.4 Les Parties gardent secrètes les informations confidentielles de l'autre Partie (telles que les accords tarifaires, les détails de sécurité et les informations internes du Client), pendant la durée du contrat et jusqu'à 3 ans après celle-ci.

Article 13 — Responsabilité

13.1 AmmoSuite est responsable des dommages subis par le Client du fait d'un manquement d'AmmoSuite au présent contrat, dans les limites du présent article.

13.2 La responsabilité totale d'AmmoSuite est limitée, par année civile, au montant que le Client a payé pour l'Abonnement au cours des 12 mois précédant le fait dommageable.

13.3 AmmoSuite n'est pas responsable des dommages indirects, tels que la perte de revenus, la perte de clients ou de membres ou l'atteinte à la réputation, ni des dommages résultant d'une mauvaise utilisation de la Plateforme ou de données inexactes saisies par le Client.

13.4 Les limitations prévues aux articles 13.2 et 13.3 ne s'appliquent pas en cas de faute intentionnelle, de dol, de faute lourde, ou d'atteinte à la vie ou à l'intégrité physique.

13.5 Toute demande d'indemnisation doit être notifiée par écrit dans les 6 mois suivant la découverte du dommage par le Client.

Article 14 — Force majeure

14.1 Aucune des Parties n'est responsable d'un manquement dû à un cas de force majeure : un événement indépendant de sa volonté qu'elle ne pouvait raisonnablement ni prévoir ni éviter, tel qu'une panne à grande échelle chez le partenaire d'hébergement ou sur Internet, une cyberattaque malgré une sécurité raisonnable, un incendie ou une mesure des autorités publiques.

14.2 Si la force majeure dure plus de 30 jours, chaque Partie peut résilier le contrat par écrit sans indemnité. Les montants payés d'avance pour la période postérieure à la résiliation sont remboursés.

Article 15 — Fin du contrat et restitution des données

15.1 Outre la résiliation prévue à l'article 3.2, chaque Partie peut mettre fin au contrat avec effet immédiat si l'autre Partie ne remédie pas à un manquement grave dans les 30 jours suivant une mise en demeure écrite, ou en cas de faillite ou de liquidation de l'autre Partie.

15.2 Après la fin du contrat, le Client peut, pendant 30 jours, télécharger une exportation complète de ses Données du Client dans un format courant (tel que CSV ou Excel). Pendant cette période, le Client dispose d'un accès en lecture seule. Si le Client doit légalement conserver ses registres plus longtemps, il lui appartient de conserver lui-même cette exportation.

15.3 À l'issue de ces 30 jours, AmmoSuite supprime les Données du Client de l'environnement de production ; elles disparaissent des sauvegardes dans le délai de conservation prévu à l'article 4.3. Les données qu'AmmoSuite doit légalement conserver (par exemple les factures adressées au Client) restent conservées aussi longtemps que cette obligation s'applique.

15.4 Les montants payés d'avance ne sont pas remboursés en cas de résiliation par le Client, sauf dans les cas prévus aux articles 4.4, 8.3 et 14.2 ou en cas de fin du contrat en raison d'un manquement d'AmmoSuite.

Article 16 — Dispositions finales

16.1 AmmoSuite peut modifier les présentes conditions générales. Elle notifie toute modification au Client par e-mail au moins 2 mois à l'avance ; la nouvelle version s'applique à partir de la période de reconduction suivante. Si le Client n'est pas d'accord, il peut résilier le contrat pour la fin de la période en cours. Les autres dérogations ne s'appliquent que si les deux Parties les acceptent par écrit.

16.2 Si une disposition est nulle, le reste du contrat demeure applicable ; les Parties la remplacent par une disposition valable aussi proche que possible de l'intention initiale.

16.3 AmmoSuite peut céder le contrat à un successeur qui reprend la Plateforme, moyennant notification au Client. Le Client ne peut pas céder le contrat sans l'accord d'AmmoSuite.

16.4 Le présent contrat est régi par le droit belge. Les Parties recherchent d'abord ensemble une solution amiable. À défaut de solution dans les 30 jours, seuls les tribunaux de l'arrondissement judiciaire du Limbourg, division Hasselt (pour le tribunal de l'entreprise : Anvers, division Hasselt), sont compétents.

Annexe 1 — Contrat de sous-traitance

Le produit choisi, la formule, les prix et les éventuels accords particuliers figurent dans l'Offre. Le contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD) constitue l'Annexe 1 des présentes conditions et figure, pour chaque produit, sur une page distincte : DPA AmmoSuite Register et DPA AmmoSuite Club.

Cette traduction française est fournie à titre informatif. En cas de divergence, la version néerlandaise prévaut.