Algemene voorwaarden

Versie van 18 oktober 2026

Toepassing

Deze algemene voorwaarden gelden voor elke offerte en elke overeenkomst over AmmoSuite Register of AmmoSuite Club tussen:

AmmoSuite, handelsnaam van Davy Bammens (eenmanszaak), met vestigingsadres Zonhovenstraat 39, 3500 Hasselt, België, ingeschreven in de KBO onder ondernemingsnummer BE 0699.928.640, e-mail contact@ammosuite.com (hierna "AmmoSuite"); en
de onderneming, club of organisatie die een offerte van AmmoSuite aanvaardt (hierna "de Klant").

AmmoSuite en de Klant worden samen "Partijen" genoemd. Door de offerte te aanvaarden, aanvaardt de Klant ook deze voorwaarden. Afwijkingen gelden enkel als ze uitdrukkelijk in de offerte staan.

Artikel 1 — Definities

Offerte: het voorstel van AmmoSuite aan de Klant met onder meer het gekozen product, de formule, de prijs, de startdatum en eventuele bijzondere afspraken.
Platform: de online software die de Klant afneemt, inclusief updates: AmmoSuite Register (het elektronisch wapenregister voor erkende wapenhandelaars en schietstanden) en/of AmmoSuite Club (het ledenbeheerplatform voor schietclubs).
Omgeving: de afgeschermde instantie van het Platform die voor de Klant wordt ingericht, met eigen gegevens en instellingen.
Gebruikers: medewerkers, bestuursleden, beheerders, leden en andere personen aan wie de Klant toegang geeft tot de Omgeving.
Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de Omgeving invoeren of laten verwerken, waaronder persoonsgegevens.
Beta-functies: functies die AmmoSuite uitdrukkelijk als "beta" aanduidt en die de Klant vrijwillig kan inschakelen.
Testomgeving: een omgeving die AmmoSuite ter beschikking stelt om het Platform uit te proberen.
Abonnement: de formule die de Klant kiest, met de bijhorende functies en prijs zoals vermeld in de aanvaarde Offerte.

Artikel 2 — Voorwerp

2.1 AmmoSuite verleent de Klant tijdens de looptijd een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om het Platform te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering of interne werking, volgens het gekozen Abonnement.

2.2 Het Platform wordt aangeboden als online dienst ("software as a service"). De Klant krijgt geen kopie van de broncode en installeert niets op eigen servers.

2.3 De overeenkomst bestaat uit de aanvaarde Offerte, deze algemene voorwaarden en de bijlage. Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: (1) de verwerkersovereenkomst (Bijlage 1) wat persoonsgegevens betreft, (2) de Offerte, (3) deze algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing.

Artikel 3 — Totstandkoming en looptijd

3.1 De overeenkomst komt tot stand zodra de Klant de Offerte aanvaardt binnen haar geldigheidsduur, door ondertekening of door schriftelijke bevestiging (e-mail volstaat). Een Offerte is 30 dagen geldig, tenzij ze iets anders vermeldt. De overeenkomst start op de startdatum in de Offerte.

3.2 De Klant kiest in de Offerte voor een maandelijkse of een jaarlijkse looptijd. De eerste looptijd is dan één maand of twaalf maanden. Daarna wordt de overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met dezelfde periode, tenzij een Partij schriftelijk (e-mail volstaat) opzegt:

bij een maandelijkse looptijd: ten minste 14 dagen vóór het einde van de lopende maand;
bij een jaarlijkse looptijd: ten minste 2 maanden vóór het einde van de lopende periode.

3.3 De Klant kan tijdens de overeenkomst overstappen van een maandelijkse naar een jaarlijkse looptijd; die gaat in vanaf de eerstvolgende maand. Overstappen van jaarlijks naar maandelijks kan tegen het einde van de lopende jaarperiode.

Artikel 4 — Dienstverlening en beschikbaarheid

4.1 AmmoSuite richt de Omgeving in tegen een datum die Partijen in overleg afspreken, in de Offerte of later per e-mail, en levert de functies van het gekozen Abonnement. Is de Omgeving door toedoen van AmmoSuite niet klaar op die datum, dan schuift de start van de facturatie mee op.

4.2 AmmoSuite spant zich in om het Platform zo goed mogelijk beschikbaar te houden, maar kan geen ononderbroken werking garanderen. Dit is een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk minstens 48 uur vooraf aangekondigd en zoveel mogelijk buiten de drukke momenten van de Klant uitgevoerd.

4.3 AmmoSuite maakt dagelijks een back-up van de Klantgegevens en bewaart back-ups 30 dagen.

4.4 AmmoSuite mag het Platform verder ontwikkelen en functies wijzigen. Wordt een functie die de Klant in zijn Abonnement gebruikt wezenlijk verminderd of geschrapt, dan meldt AmmoSuite dat minstens 2 maanden vooraf en mag de Klant de overeenkomst kosteloos beëindigen tegen de datum van de wijziging.

Artikel 5 — Support

5.1 De Klant kan support vragen via contact@ammosuite.com of de supportfunctie in het Platform, in het Nederlands, Frans of Engels.

5.2 AmmoSuite behandelt vragen zo snel mogelijk, meestal binnen één werkdag. Een storing waardoor het Platform voor de hele Klant onbruikbaar is, krijgt voorrang. Dit is een inspanning, geen gegarandeerde reactietermijn.

5.3 Standaardsupport zit in het Abonnement. Extra diensten, zoals begeleiding bij een import, gegevensmigratie of maatwerk, worden apart aangeboden en aangerekend volgens de Offerte.

5.4 Support richt zich tot de beheerders van de Klant. Vragen van individuele leden of andere Gebruikers verlopen via de Klant zelf.

Artikel 6 — Beta-functies en Testomgeving

6.1 De Klant kan Beta-functies (bijvoorbeeld de CODA-import van bankafschriften in AmmoSuite Club) zelf inschakelen. Ze worden aangeboden "zoals ze zijn": AmmoSuite mag ze op elk moment wijzigen of stopzetten.

6.2 De Klant controleert zelf het resultaat van Beta-functies, zeker waar die financiële, leden- of registergegevens aanpassen.

6.3 Een Testomgeving is gratis en vrijblijvend. AmmoSuite mag ze periodiek terugzetten of stopzetten; gegevens erin worden niet gegarandeerd bewaard. De Klant gebruikt een Testomgeving niet voor zijn echte werking of als wettelijk register.

Artikel 7 — Verplichtingen van de Klant

7.1 De Klant gebruikt het Platform enkel voor wettige doeleinden en volgens deze overeenkomst. Hij bezorgt geen toegang aan derden buiten zijn Gebruikers en probeert de beveiliging niet te omzeilen.

7.2 De Klant is verantwoordelijk voor:

de juistheid van de Klantgegevens die hij invoert;
het beheer van wie toegang en welke rechten krijgt;
de naleving van de wapenwetgeving en, voor clubs, de regels van hun federatie. Het Platform is een hulpmiddel: de Klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdige bijwerking van de registers en meldingen die hij wettelijk moet bijhouden of doen, ook als hij daarvoor het Platform gebruikt;
het vertrouwelijk houden van inloggegevens door zijn Gebruikers. AmmoSuite raadt sterk aan om tweestapsverificatie te gebruiken voor beheerdersaccounts; het Platform biedt die aan en herinnert beheerders eraan. AmmoSuite is niet aansprakelijk voor schade door misbruik van inloggegevens van Gebruikers, tenzij dat misbruik te wijten is aan een tekortkoming van AmmoSuite.

7.3 Merkt de Klant misbruik of een beveiligingsprobleem op, dan meldt hij dat zo snel mogelijk aan AmmoSuite.

Artikel 8 — Prijzen en indexatie

8.1 De Klant betaalt de prijzen uit de aanvaarde Offerte: de abonnementsprijs en eventuele eenmalige kosten (bijvoorbeeld opstart of gegevensmigratie). Alle prijzen zijn in euro, exclusief btw.

8.2 AmmoSuite mag de prijzen eenmaal per jaar, op de verjaardag van de overeenkomst, aanpassen volgens de evolutie van de index van de consumptieprijzen (formule: nieuwe prijs = basisprijs × nieuwe index / basisindex).

8.3 Een andere prijsverhoging meldt AmmoSuite minstens 2 maanden vooraf. De Klant mag dan de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

8.4 Stapt de Klant tijdens de looptijd over naar een hoger Abonnement, dan geldt de nieuwe prijs pro rata vanaf de overstap. Overstappen naar een lager Abonnement kan tegen het einde van de lopende periode.

Artikel 9 — Facturatie en betaling

9.1 AmmoSuite factureert vooraf, maandelijks of jaarlijks volgens de gekozen looptijd, via e-mail of, waar de wet dat vereist, via Peppol.

9.2 Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum.

9.3 Bij laattijdige betaling stuurt AmmoSuite eerst een herinnering. Blijft betaling 15 dagen na die herinnering uit, dan:

is de wettelijke intrest bij handelstransacties (wet van 2 augustus 2002) verschuldigd, plus een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten volgens die wet;
mag AmmoSuite de toegang tot de Omgeving volledig opschorten, na een aankondiging per e-mail minstens 7 dagen vooraf. De Klantgegevens blijven bewaard, en de toegang wordt hersteld zodra het openstaande bedrag betaald is. De abonnementsprijs blijft tijdens de opschorting verschuldigd.

9.4 Betwist de Klant een factuur, dan doet hij dat schriftelijk en gemotiveerd binnen 30 dagen na factuurdatum. Het niet-betwiste deel blijft verschuldigd.

9.5 Blijft de betaling uit 30 dagen na de opschorting, dan mag AmmoSuite de overeenkomst per e-mail beëindigen. Artikel 15.2 en 15.3 gelden dan: de Klant kan zijn gegevens nog 30 dagen exporteren, waarna ze verwijderd worden. De openstaande bedragen blijven verschuldigd.

Artikel 10 — Gegevensbescherming

10.1 Voor de persoonsgegevens in de Omgeving is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en AmmoSuite verwerker in de zin van de AVG (GDPR). AmmoSuite verwerkt die gegevens enkel in opdracht van de Klant en bepaalt niet hoe de Klant ze gebruikt.

10.2 De afspraken over die verwerking staan in de verwerkersovereenkomst (Bijlage 1), die deel uitmaakt van deze overeenkomst. Ze regelt onder meer: het doel en de duur van de verwerking, beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, melding van datalekken binnen 48 uur na ontdekking, bijstand bij verzoeken van betrokkenen en wat er met de gegevens gebeurt na het einde.

10.3 De Klant zorgt zelf voor een rechtsgrond voor de verwerking en informeert de betrokkenen. Bij AmmoSuite Club kan dat onder meer via de privacyverklaring die het Platform per club toont.

10.4 AmmoSuite slaat de Klantgegevens op in de Europese Economische Ruimte, op servers van DigitalOcean in het datacenter in Amsterdam (Nederland).

Artikel 11 — Eigendom en gebruik van de Klantgegevens

11.1 De Klantgegevens blijven eigendom van de Klant. AmmoSuite gebruikt ze enkel om de dienst te leveren, support te geven en het Platform te beveiligen.

11.2 AmmoSuite mag geanonimiseerde, geaggregeerde gebruiksstatistieken (bijvoorbeeld welke functies hoe vaak gebruikt worden) gebruiken om het Platform te verbeteren, op voorwaarde dat daaruit geen Klant of persoon herkenbaar is.

Artikel 12 — Intellectuele eigendom en vertrouwelijkheid

12.1 Alle rechten op het Platform (software, ontwerp, documentatie, merknaam AmmoSuite) blijven bij AmmoSuite of haar licentiegevers. Behalve het gebruiksrecht uit artikel 2 krijgt de Klant geen rechten.

12.2 Suggesties of feedback van de Klant mag AmmoSuite vrij gebruiken om het Platform te verbeteren, zonder vergoeding.

12.3 Logo, naam en huisstijl van de Klant die in de Omgeving worden getoond, blijven van de Klant. AmmoSuite mag de naam van de Klant als referentie vermelden, tenzij de Klant dat schriftelijk weigert.

12.4 Partijen houden vertrouwelijke informatie van elkaar (zoals prijsafspraken, beveiligingsdetails en interne informatie van de Klant) geheim, tijdens de overeenkomst en tot 3 jaar daarna.

Artikel 13 — Aansprakelijkheid

13.1 AmmoSuite is aansprakelijk voor schade die de Klant lijdt door een tekortkoming van AmmoSuite in deze overeenkomst, binnen de grenzen van dit artikel.

13.2 De totale aansprakelijkheid van AmmoSuite is per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden vóór het schadegeval heeft betaald voor het Abonnement.

13.3 AmmoSuite is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, zoals gederfde inkomsten, verlies van klanten of leden of reputatieschade, noch voor schade door een verkeerd gebruik van het Platform of door onjuiste gegevens die de Klant invoerde.

13.4 De beperkingen in 13.2 en 13.3 gelden niet bij opzet, bedrog, zware fout, of schade aan leven of lichamelijke integriteit.

13.5 Een schadeclaim moet schriftelijk gemeld worden binnen 6 maanden nadat de Klant de schade ontdekte.

Artikel 14 — Overmacht

14.1 Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht: een gebeurtenis buiten haar wil die ze redelijkerwijs niet kon voorzien of vermijden, zoals een grootschalige storing bij de hostingpartner of het internet, een cyberaanval ondanks redelijke beveiliging, brand of een overheidsmaatregel.

14.2 Duurt de overmacht langer dan 30 dagen, dan mag elke Partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding. Vooruitbetaalde bedragen voor de periode na de beëindiging worden terugbetaald.

Artikel 15 — Beëindiging en teruggave van gegevens

15.1 Naast de opzegging uit 3.2 mag elke Partij de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als de andere Partij een ernstige tekortkoming niet herstelt binnen 30 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, of bij faillissement of vereffening van de andere Partij.

15.2 Na het einde kan de Klant gedurende 30 dagen een volledige export van zijn Klantgegevens downloaden in een gangbaar formaat (zoals CSV of Excel). Tijdens die periode heeft de Klant alleen-lezen-toegang. Moet de Klant zijn registers wettelijk langer bewaren, dan zorgt hij er zelf voor dat hij die export bijhoudt.

15.3 Na die 30 dagen verwijdert AmmoSuite de Klantgegevens uit de productieomgeving; uit back-ups verdwijnen ze binnen de bewaartermijn uit 4.3. Gegevens die AmmoSuite wettelijk moet bewaren (bijvoorbeeld facturen aan de Klant) blijven bewaard zolang die plicht geldt.

15.4 Vooruitbetaalde bedragen worden niet terugbetaald bij een opzegging door de Klant, behalve in de gevallen uit 4.4, 8.3, 14.2 of bij een beëindiging wegens een tekortkoming van AmmoSuite.

Artikel 16 — Slotbepalingen

16.1 AmmoSuite mag deze algemene voorwaarden wijzigen. Ze meldt een wijziging minstens 2 maanden vooraf per e-mail aan de Klant; de nieuwe versie geldt vanaf de eerstvolgende verlengingsperiode. Gaat de Klant niet akkoord, dan kan hij opzeggen tegen het einde van de lopende periode. Andere afwijkingen gelden enkel als beide Partijen ze schriftelijk aanvaarden.

16.2 Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest van de overeenkomst gelden; Partijen vervangen ze door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

16.3 AmmoSuite mag de overeenkomst overdragen aan een opvolger die het Platform overneemt, mits melding aan de Klant. De Klant mag de overeenkomst niet zonder akkoord van AmmoSuite overdragen.

16.4 Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Partijen zoeken eerst samen een minnelijke oplossing. Lukt dat niet binnen 30 dagen, dan zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Hasselt, bevoegd (voor de ondernemingsrechtbank: Antwerpen, afdeling Hasselt).

Bijlage 1 — Verwerkersovereenkomst

Het gekozen product, de formule, de prijzen en eventuele bijzondere afspraken staan in de Offerte. De verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) is Bijlage 1 bij deze voorwaarden en staat per product op een aparte pagina: DPA AmmoSuite Register en DPA AmmoSuite Club.