Allgemeine Geschäftsbedingungen

Fassung vom 18. Oktober 2026

Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für jedes Angebot und jeden Vertrag über AmmoSuite Register oder AmmoSuite Club zwischen:

• AmmoSuite, Handelsname von Davy Bammens (Einzelunternehmen), mit Niederlassungsanschrift Zonhovenstraat 39, 3500 Hasselt, Belgien, eingetragen in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU/KBO) unter der Unternehmensnummer BE 0699.928.640, E-Mail contact@ammosuite.com (nachfolgend „AmmoSuite“); und
• dem Unternehmen, dem Verein oder der Organisation, das, der bzw. die ein Angebot von AmmoSuite annimmt (nachfolgend „der Kunde“).

AmmoSuite und der Kunde werden gemeinsam „Parteien“ genannt. Mit der Annahme des Angebots akzeptiert der Kunde auch diese Bedingungen. Abweichungen gelten nur, wenn sie ausdrücklich im Angebot aufgeführt sind.

Artikel 1 — Begriffsbestimmungen

• Angebot: der Vorschlag von AmmoSuite an den Kunden mit unter anderem dem gewählten Produkt, dem Tarif, dem Preis, dem Startdatum und etwaigen besonderen Vereinbarungen.
• Plattform: die Online-Software, die der Kunde bezieht, einschließlich Updates: AmmoSuite Register (das elektronische Waffenregister für zugelassene Waffenhändler und Schießstände) und/oder AmmoSuite Club (die Mitgliederverwaltungsplattform für Schützenvereine).
• Umgebung: die abgeschottete Instanz der Plattform, die für den Kunden eingerichtet wird, mit eigenen Daten und Einstellungen.
• Nutzer: Mitarbeiter, Vorstandsmitglieder, Administratoren, Mitglieder und andere Personen, denen der Kunde Zugang zur Umgebung gewährt.
• Kundendaten: alle Daten, die der Kunde oder seine Nutzer in die Umgebung eingeben oder darin verarbeiten lassen, einschließlich personenbezogener Daten.
• Beta-Funktionen: Funktionen, die AmmoSuite ausdrücklich als „Beta“ kennzeichnet und die der Kunde freiwillig aktivieren kann.
• Testumgebung: eine Umgebung, die AmmoSuite zum Ausprobieren der Plattform zur Verfügung stellt.
• Abonnement: der vom Kunden gewählte Tarif mit den zugehörigen Funktionen und dem Preis, wie im angenommenen Angebot angegeben.

Artikel 2 — Gegenstand

2.1 AmmoSuite räumt dem Kunden während der Laufzeit ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht ein, die Plattform für seinen eigenen Geschäftsbetrieb oder seine interne Tätigkeit gemäß dem gewählten Abonnement zu nutzen.

2.2 Die Plattform wird als Online-Dienst („Software as a Service“) angeboten. Der Kunde erhält keine Kopie des Quellcodes und installiert nichts auf eigenen Servern.

2.3 Der Vertrag besteht aus dem angenommenen Angebot, diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Anlage. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: (1) der Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 1), soweit es um personenbezogene Daten geht, (2) das Angebot, (3) diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung.

Artikel 3 — Zustandekommen und Laufzeit

3.1 Der Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde das Angebot innerhalb seiner Gültigkeitsdauer durch Unterzeichnung oder durch schriftliche Bestätigung (E-Mail genügt) annimmt. Ein Angebot ist 30 Tage gültig, sofern es nichts anderes angibt. Der Vertrag beginnt am im Angebot genannten Startdatum.

3.2 Der Kunde wählt im Angebot eine monatliche oder eine jährliche Laufzeit. Die erste Laufzeit beträgt dann einen Monat oder zwölf Monate. Danach verlängert sich der Vertrag jeweils stillschweigend um denselben Zeitraum, sofern nicht eine Partei schriftlich (E-Mail genügt) kündigt:

• bei monatlicher Laufzeit: mindestens 14 Tage vor dem Ende des laufenden Monats;
• bei jährlicher Laufzeit: mindestens 2 Monate vor dem Ende des laufenden Zeitraums.

3.3 Der Kunde kann während des Vertrags von einer monatlichen auf eine jährliche Laufzeit wechseln; diese gilt ab dem darauffolgenden Monat. Ein Wechsel von jährlich zu monatlich ist zum Ende des laufenden Jahreszeitraums möglich.

Artikel 4 — Leistungserbringung und Verfügbarkeit

4.1 AmmoSuite richtet die Umgebung zu einem Termin ein, den die Parteien einvernehmlich im Angebot oder später per E-Mail vereinbaren, und stellt die Funktionen des gewählten Abonnements bereit. Ist die Umgebung aus Gründen, die AmmoSuite zu vertreten hat, zu diesem Termin nicht bereit, verschiebt sich der Beginn der Rechnungsstellung entsprechend.

4.2 AmmoSuite bemüht sich, die Plattform bestmöglich verfügbar zu halten, kann jedoch keinen ununterbrochenen Betrieb garantieren. Dies ist eine Bemühensverpflichtung, keine Erfolgsverpflichtung. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt und so weit wie möglich außerhalb der Stoßzeiten des Kunden durchgeführt.

4.3 AmmoSuite erstellt täglich eine Sicherung (Back-up) der Kundendaten und bewahrt Sicherungen 30 Tage auf.

4.4 AmmoSuite darf die Plattform weiterentwickeln und Funktionen ändern. Wird eine Funktion, die der Kunde in seinem Abonnement nutzt, wesentlich eingeschränkt oder gestrichen, teilt AmmoSuite dies mindestens 2 Monate im Voraus mit, und der Kunde darf den Vertrag kostenlos zum Zeitpunkt der Änderung beenden.

Artikel 5 — Support

5.1 Der Kunde kann Support über contact@ammosuite.com oder die Supportfunktion in der Plattform anfordern, auf Niederländisch, Französisch oder Englisch.

5.2 AmmoSuite bearbeitet Anfragen so schnell wie möglich, in der Regel innerhalb eines Werktags. Eine Störung, durch die die Plattform für den gesamten Kunden unbrauchbar ist, wird vorrangig behandelt. Dies ist eine Bemühung, keine garantierte Reaktionszeit.

5.3 Der Standardsupport ist im Abonnement enthalten. Zusätzliche Leistungen, wie die Begleitung bei einem Import, eine Datenmigration oder Individualentwicklungen, werden gesondert angeboten und gemäß dem Angebot berechnet.

5.4 Der Support richtet sich an die Administratoren des Kunden. Fragen einzelner Mitglieder oder anderer Nutzer laufen über den Kunden selbst.

Artikel 6 — Beta-Funktionen und Testumgebung

6.1 Der Kunde kann Beta-Funktionen (zum Beispiel den CODA-Import von Kontoauszügen in AmmoSuite Club) selbst aktivieren. Sie werden „wie besehen“ angeboten: AmmoSuite darf sie jederzeit ändern oder einstellen.

6.2 Der Kunde prüft das Ergebnis von Beta-Funktionen selbst, insbesondere wenn diese Finanz-, Mitglieder- oder Registerdaten ändern.

6.3 Eine Testumgebung ist kostenlos und unverbindlich. AmmoSuite darf sie regelmäßig zurücksetzen oder einstellen; die Aufbewahrung der darin enthaltenen Daten wird nicht garantiert. Der Kunde nutzt eine Testumgebung nicht für seinen tatsächlichen Betrieb oder als gesetzliches Register.

Artikel 7 — Pflichten des Kunden

7.1 Der Kunde nutzt die Plattform nur für rechtmäßige Zwecke und gemäß diesem Vertrag. Er verschafft Dritten außerhalb seiner Nutzer keinen Zugang und versucht nicht, die Sicherheitsvorkehrungen zu umgehen.

7.2 Der Kunde ist verantwortlich für:

1. die Richtigkeit der von ihm eingegebenen Kundendaten;
2. die Verwaltung, wer Zugang und welche Rechte erhält;
3. die Einhaltung des Waffenrechts und, bei Vereinen, der Regeln ihres Verbands. Die Plattform ist ein Hilfsmittel: Der Kunde bleibt verantwortlich für die Richtigkeit, Vollständigkeit und rechtzeitige Aktualisierung der Register, die er gesetzlich führen muss, und der Meldungen, die er gesetzlich vornehmen muss, auch wenn er dafür die Plattform nutzt;
4. die vertrauliche Behandlung der Anmeldedaten durch seine Nutzer. AmmoSuite empfiehlt dringend, für Administratorkonten die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu verwenden; die Plattform bietet diese an und erinnert Administratoren daran. AmmoSuite haftet nicht für Schäden durch Missbrauch von Anmeldedaten von Nutzern, es sei denn, dieser Missbrauch ist auf ein Versäumnis von AmmoSuite zurückzuführen.

7.3 Bemerkt der Kunde einen Missbrauch oder ein Sicherheitsproblem, meldet er dies so schnell wie möglich an AmmoSuite.

Artikel 8 — Preise und Indexierung

8.1 Der Kunde zahlt die Preise aus dem angenommenen Angebot: den Abonnementpreis und etwaige einmalige Kosten (zum Beispiel für die Einrichtung oder die Datenmigration). Alle Preise verstehen sich in Euro, zuzüglich Mehrwertsteuer.

8.2 AmmoSuite darf die Preise einmal jährlich, zum Jahrestag des Vertrags, entsprechend der Entwicklung des Verbraucherpreisindex anpassen (Formel: neuer Preis = Grundpreis × neuer Index / Basisindex).

8.3 Eine andere Preiserhöhung kündigt AmmoSuite mindestens 2 Monate im Voraus an. Der Kunde darf den Vertrag dann kostenlos zu dem Zeitpunkt kündigen, zu dem die Erhöhung wirksam wird.

8.4 Wechselt der Kunde während der Laufzeit zu einem höheren Abonnement, gilt der neue Preis anteilig ab dem Wechsel. Ein Wechsel zu einem niedrigeren Abonnement ist zum Ende des laufenden Zeitraums möglich.

Artikel 9 — Rechnungsstellung und Zahlung

9.1 AmmoSuite stellt im Voraus Rechnung, monatlich oder jährlich je nach gewählter Laufzeit, per E-Mail oder, soweit gesetzlich vorgeschrieben, über Peppol.

9.2 Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum zahlbar.

9.3 Bei verspäteter Zahlung sendet AmmoSuite zunächst eine Zahlungserinnerung. Bleibt die Zahlung 15 Tage nach dieser Erinnerung aus, dann:

1. sind die gesetzlichen Zinsen für Handelsgeschäfte (Gesetz vom 2. August 2002) geschuldet, zuzüglich einer pauschalen Entschädigung für Beitreibungskosten gemäß diesem Gesetz;
2. darf AmmoSuite den Zugang zur Umgebung vollständig sperren, nach einer Ankündigung per E-Mail mindestens 7 Tage im Voraus. Die Kundendaten bleiben erhalten, und der Zugang wird wiederhergestellt, sobald der offene Betrag bezahlt ist. Der Abonnementpreis bleibt während der Sperrung geschuldet.

9.4 Bestreitet der Kunde eine Rechnung, so tut er dies schriftlich und mit Begründung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum. Der nicht bestrittene Teil bleibt geschuldet.

9.5 Bleibt die Zahlung 30 Tage nach der Sperrung aus, darf AmmoSuite den Vertrag per E-Mail beenden. Artikel 15.2 und 15.3 gelten dann: Der Kunde kann seine Daten noch 30 Tage lang exportieren, danach werden sie gelöscht. Die offenen Beträge bleiben geschuldet.

Artikel 10 — Datenschutz

10.1 Für die personenbezogenen Daten in der Umgebung ist der Kunde Verantwortlicher und AmmoSuite Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. AmmoSuite verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden und bestimmt nicht, wie der Kunde sie verwendet.

10.2 Die Vereinbarungen über diese Verarbeitung sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 1) festgelegt, der Bestandteil dieses Vertrags ist. Er regelt unter anderem: den Zweck und die Dauer der Verarbeitung, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, die Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten innerhalb von 48 Stunden nach Entdeckung, die Unterstützung bei Anträgen betroffener Personen und was nach Vertragsende mit den Daten geschieht.

10.3 Der Kunde sorgt selbst für eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und informiert die betroffenen Personen. Bei AmmoSuite Club kann dies unter anderem über die Datenschutzerklärung erfolgen, die die Plattform für jeden Verein anzeigt.

10.4 AmmoSuite speichert die Kundendaten im Europäischen Wirtschaftsraum, auf Servern von DigitalOcean im Rechenzentrum in Amsterdam (Niederlande).

Artikel 11 — Eigentum an den Kundendaten und deren Nutzung

11.1 Die Kundendaten bleiben Eigentum des Kunden. AmmoSuite verwendet sie ausschließlich, um den Dienst zu erbringen, Support zu leisten und die Plattform abzusichern.

11.2 AmmoSuite darf anonymisierte, aggregierte Nutzungsstatistiken (zum Beispiel welche Funktionen wie oft genutzt werden) zur Verbesserung der Plattform verwenden, sofern daraus kein Kunde und keine Person erkennbar ist.

Artikel 12 — Geistiges Eigentum und Vertraulichkeit

12.1 Alle Rechte an der Plattform (Software, Design, Dokumentation, Markenname AmmoSuite) verbleiben bei AmmoSuite oder ihren Lizenzgebern. Außer dem Nutzungsrecht aus Artikel 2 erhält der Kunde keine Rechte.

12.2 Vorschläge oder Feedback des Kunden darf AmmoSuite ohne Vergütung frei zur Verbesserung der Plattform verwenden.

12.3 Logo, Name und Corporate Design des Kunden, die in der Umgebung angezeigt werden, bleiben Eigentum des Kunden. AmmoSuite darf den Namen des Kunden als Referenz nennen, sofern der Kunde dies nicht schriftlich ablehnt.

12.4 Die Parteien halten vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei (wie Preisvereinbarungen, Sicherheitsdetails und interne Informationen des Kunden) während des Vertrags und bis zu 3 Jahre danach geheim.

Artikel 13 — Haftung

13.1 AmmoSuite haftet für Schäden, die der Kunde durch eine Pflichtverletzung von AmmoSuite im Rahmen dieses Vertrags erleidet, innerhalb der Grenzen dieses Artikels.

13.2 Die Gesamthaftung von AmmoSuite ist pro Kalenderjahr auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem Schadensereignis für das Abonnement gezahlt hat.

13.3 AmmoSuite haftet nicht für mittelbare Schäden, wie entgangene Einnahmen, den Verlust von Kunden oder Mitgliedern oder Rufschäden, noch für Schäden durch eine falsche Nutzung der Plattform oder durch unrichtige Daten, die der Kunde eingegeben hat.

13.4 Die Beschränkungen in 13.2 und 13.3 gelten nicht bei Vorsatz, Betrug, grober Fahrlässigkeit oder Schäden an Leben oder körperlicher Unversehrtheit.

13.5 Ein Schadensersatzanspruch muss innerhalb von 6 Monaten, nachdem der Kunde den Schaden entdeckt hat, schriftlich gemeldet werden.

Artikel 14 — Höhere Gewalt

14.1 Keine der Parteien haftet für eine Nichterfüllung infolge höherer Gewalt: ein Ereignis außerhalb ihres Willens, das sie vernünftigerweise nicht vorhersehen oder vermeiden konnte, wie eine großflächige Störung beim Hosting-Partner oder im Internet, ein Cyberangriff trotz angemessener Sicherheitsvorkehrungen, ein Brand oder eine behördliche Maßnahme.

14.2 Dauert die höhere Gewalt länger als 30 Tage, darf jede Partei den Vertrag schriftlich ohne Schadensersatz beenden. Im Voraus gezahlte Beträge für den Zeitraum nach der Beendigung werden zurückerstattet.

Artikel 15 — Beendigung und Rückgabe der Daten

15.1 Neben der Kündigung nach 3.2 darf jede Partei den Vertrag mit sofortiger Wirkung beenden, wenn die andere Partei eine schwerwiegende Pflichtverletzung nicht innerhalb von 30 Tagen nach einer schriftlichen Inverzugsetzung behebt, oder bei Konkurs oder Liquidation der anderen Partei.

15.2 Nach Vertragsende kann der Kunde 30 Tage lang einen vollständigen Export seiner Kundendaten in einem gängigen Format (wie CSV oder Excel) herunterladen. Während dieses Zeitraums hat der Kunde nur Lesezugriff. Muss der Kunde seine Register gesetzlich länger aufbewahren, sorgt er selbst dafür, dass er diesen Export aufbewahrt.

15.3 Nach diesen 30 Tagen löscht AmmoSuite die Kundendaten aus der Produktionsumgebung; aus den Sicherungen verschwinden sie innerhalb der Aufbewahrungsfrist aus 4.3. Daten, die AmmoSuite gesetzlich aufbewahren muss (zum Beispiel Rechnungen an den Kunden), bleiben so lange gespeichert, wie diese Pflicht besteht.

15.4 Im Voraus gezahlte Beträge werden bei einer Kündigung durch den Kunden nicht zurückerstattet, außer in den Fällen nach 4.4, 8.3, 14.2 oder bei einer Beendigung wegen einer Pflichtverletzung von AmmoSuite.

Artikel 16 — Schlussbestimmungen

16.1 AmmoSuite darf diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen ändern. Sie teilt dem Kunden eine Änderung mindestens 2 Monate im Voraus per E-Mail mit; die neue Fassung gilt ab dem nächsten Verlängerungszeitraum. Ist der Kunde nicht einverstanden, kann er zum Ende des laufenden Zeitraums kündigen. Andere Abweichungen gelten nur, wenn beide Parteien sie schriftlich annehmen.

16.2 Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der übrige Vertrag in Kraft; die Parteien ersetzen sie durch eine wirksame Bestimmung, die dem beabsichtigten Zweck möglichst nahekommt.

16.3 AmmoSuite darf den Vertrag auf einen Nachfolger übertragen, der die Plattform übernimmt, sofern dies dem Kunden mitgeteilt wird. Der Kunde darf den Vertrag nicht ohne Zustimmung von AmmoSuite übertragen.

16.4 Auf diesen Vertrag ist belgisches Recht anwendbar. Die Parteien suchen zunächst gemeinsam eine gütliche Lösung. Gelingt dies nicht innerhalb von 30 Tagen, sind ausschließlich die Gerichte des Gerichtsbezirks Limburg, Abteilung Hasselt, zuständig (für das Unternehmensgericht: Antwerpen, Abteilung Hasselt).

Anlage 1 — Auftragsverarbeitungsvertrag

Das gewählte Produkt, der Tarif, die Preise und etwaige besondere Vereinbarungen sind im Angebot festgelegt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 DSGVO) ist Anlage 1 zu diesen Bedingungen und ist für jedes Produkt auf einer eigenen Seite veröffentlicht: AVV AmmoSuite Register und AVV AmmoSuite Club.

Diese deutsche Übersetzung dient nur zur Information. Bei Abweichungen ist die niederländische Fassung maßgeblich.