Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) — AmmoSuite Club

Letzte Aktualisierung: 31. Oktober 2026

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) beschreibt, wie AmmoSuite Club personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden im Rahmen der Erbringung des Dienstes AmmoSuite Club (der „Dienst“) verarbeitet. Dieser AVV ist Anlage 1 (Auftragsverarbeitungsvertrag) zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Siehe auch die Datenschutzerklärung.

1. Parteien und Rollen

Kunde: der Schützenverein oder die Vereinigung, der bzw. die den Dienst nutzt und bestimmt, welche personenbezogenen Daten von Mitgliedern verarbeitet werden (Verantwortlicher).
AmmoSuite, Handelsname von Davy Bammens (Einzelunternehmen), Zonhovenstraat 39, 3500 Hasselt, Unternehmensnummer 0699.928.640: erbringt den Dienst AmmoSuite Club (nachfolgend in diesem AVV auch „AmmoSuite Club“) und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden (Auftragsverarbeiter).

2. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung

AmmoSuite Club verarbeitet personenbezogene Daten, um den Dienst erbringen, warten und absichern zu können, darunter: Mitgliederverwaltung und -freigabe, Reservierungen, Trainingseinheiten und Veranstaltungen, Ranglisten, den Anmelde-Kiosk, den Marktplatz zwischen Mitgliedern, Kommunikation (E-Mail und Push-Benachrichtigungen), Kontoverwaltung und Authentifizierung (einschl. 2FA), Aktivitätsprotokollierung, Sicherungen, Wiederherstellung bei Vorfällen und Support. AmmoSuite Club verarbeitet Daten nicht für eigene, unabhängige Zwecke wie Werbeprofilbildung und verkauft keine Daten an Dritte.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach den vom Kunden aktivierten Modulen können folgende Daten verarbeitet werden:

Identifikations- und Kontaktdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Nationalregisternummer.
Mitgliedschaftsdaten: Mitgliedschaftsart und -enddatum, Registrierungsdatum, Freigabe- und Sperrstatus, bevorzugte Sprache.
Erlaubnis- und Dokumentendaten: Waffenerlaubnisse (Modell 4: Nummer, Ausstellungsdatum, Waffendaten), Jagdschein und andere hochgeladene Dokumente/Bescheinigungen mit ihrem Freigabestatus und Ablaufdatum.
Vereinswaffen: Name, Kaliber und Notizen — bewusst ein eingeschränktes Datenmodell ohne Seriennummer oder Foto, um dieses Modul nicht unnötig sensibel zu machen.
Nutzungsdaten: Reservierungen, Anmeldungen zu Trainingseinheiten, Anwesenheit, Ranglisten/Ergebnisse, Nachrichten und Anzeigen auf dem Marktplatz zwischen Mitgliedern (mit Preis, ohne Zahlungsdaten).
Technische und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Sitzungsdaten, Anmeldeverlauf, Abonnements für Push-Benachrichtigungen, Geräte-/Browserinformationen.

Es werden keine Zahlungskartendaten oder medizinischen Daten verarbeitet. Bankkontonummern (IBAN) werden nur verarbeitet, wenn der Kunde den CODA-Import (eine Beta-Funktion) nutzt. Bei hochgeladenen Fotos werden beim Speichern automatisch die EXIF- und Standortmetadaten entfernt.

4. Kategorien betroffener Personen

Mitglieder und Gastteilnehmer des Vereins.
Nutzer des Dienstes (Administratoren, Vorstand, Standaufsichten).
Nichtmitglieder, die sich für eine öffentliche Veranstaltung anmelden.

5. Dauer der Verarbeitung und Aufbewahrungsfristen

Die Verarbeitung erfolgt während der Laufzeit des Abonnements und/oder solange die Testumgebung aktiv ist. Ein Mitglied kann vollständig aus dem System entfernt werden („Recht auf Löschung“): Dabei werden Reservierungen, Anmeldungen zu Trainingseinheiten und Veranstaltungen, Ranglistenergebnisse, Verbandsdaten, Dokumente, Marktplatzanzeigen und die Mitgliedschaftshistorie gelöscht sowie hochgeladene Dateien entfernt. Einträge im Aktivitätsprotokoll bleiben bewusst ohne Verknüpfung zum gelöschten Konto erhalten, damit der Prüfpfad (Audit-Trail) des Vereins intakt bleibt. Versendete E-Mails werden nach 30 Tagen bereinigt, fehlgeschlagene Zustellversuche nach 90 Tagen. Mitglieder können außerdem ihre eigenen Daten in einem exportierbaren Format anfordern (Datenübertragbarkeit).

Die Administratoren des Kunden können jederzeit das vollständige Archiv des Vereins herunterladen: alle Daten als CSV-Dateien (eine pro Tabelle) und alle hochgeladenen Dateien, in einer ZIP-Datei mit Erläuterungen. Passwörter, Schlüssel für die Zwei-Faktor-Authentifizierung und geheime Links sind bewusst nicht enthalten.

Nach Vertragsende bleibt der Dienst für die Administratoren des Kunden noch 30 Tage lang verfügbar, nur lesend: Sie können alle Daten einsehen und das vollständige Archiv herunterladen. Mitglieder können sich in diesem Zeitraum nicht mehr anmelden, und der Dienst versendet keine Erinnerungen oder Benachrichtigungen mehr. Nach diesen 30 Tagen löscht AmmoSuite die Vereinsdatenbank, alle Dateien, das Feedback und die E-Mails des Kunden; aus den Sicherungen verschwinden sie innerhalb von 30 Tagen danach, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Auf Anfrage bestätigt AmmoSuite die Löschung schriftlich mit einem Löschnachweis.

6. Weisungen und Vertraulichkeit

AmmoSuite verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Dieser Vertrag und die Einstellungen, die der Kunde im Dienst wählt, gelten als solche Weisungen. Hält AmmoSuite eine Weisung für rechtswidrig, teilt AmmoSuite dies dem Kunden mit. AmmoSuite verarbeitet die Daten nicht für eigene Zwecke, mit Ausnahme anonymisierter, aggregierter Nutzungsstatistiken, in denen kein Kunde und keine Person erkennbar ist.

Alle Personen, die für AmmoSuite tätig sind und Zugang zu den personenbezogenen Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Dieser Zugang wird nur genutzt, wenn dies für Support, Wartung oder Sicherheit erforderlich ist.

7. Sicherheitsmaßnahmen

AmmoSuite Club trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zum Schutz personenbezogener Daten. Beispiele (nicht abschließend):

Verschlüsselte Verbindungen (TLS) zwischen Nutzern und der Plattform.
Passwörter werden gehasht gespeichert; nach wiederholten fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird ein Konto vorübergehend gesperrt.
Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung pro Konto über eine Authenticator-App (TOTP), mit Wiederherstellungscodes; empfohlen für Administratoren.
Zugriffskontrolle mit Rollen und Rechten pro Mitglied (Administrator oder eine Rolle mit nur den nötigen Rechten, z. B. Standaufsicht oder Kassenwart), verwaltet durch den Kunden. Sensible Daten wie Erlaubnisse erfordern ein eigenes Recht.
Ein Aktivitätsprotokoll, das festhält, wer welche Aktion an welchen Daten und wann ausgeführt hat.
Eine separate Datenbank pro Kunde (mandantenfähig mit Datenbankisolierung), die nicht mit anderen Kunden geteilt wird.
Private Dokumente (Erlaubnisse, Bescheinigungen) nur über einen gesicherten, authentifizierten Download nach Anmeldung zugänglich — nicht direkt über eine öffentliche URL.
Automatische Entfernung von EXIF- und Standortdaten aus hochgeladenen Fotos.
Tägliche automatische Sicherungen, die 30 Tage aufbewahrt werden.
Hosting in einem gesicherten Rechenzentrum in der EU, mit Verschlüsselung der Datenbank und physischer Zugangskontrolle beim Hosting-Partner.
Die Datenbank ist nicht öffentlich erreichbar: Die Anwendung verbindet sich über ein abgeschirmtes privates Netzwerk mit ihr. Die Serververwaltung erfolgt ausschließlich über SSH mit Schlüsseln.

AmmoSuite darf diese Maßnahmen anpassen, sofern das Schutzniveau nicht sinkt.

8. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde erteilt AmmoSuite die allgemeine Genehmigung, folgende Unterauftragsverarbeiter einzusetzen:

DigitalOcean, LLC (Vereinigte Staaten): Hosting von Servern, Datenbanken, Dateien und Sicherungen. Die Daten befinden sich im Rechenzentrum in Amsterdam (Niederlande). Grundlage für die Übermittlung: das EU-US Data Privacy Framework, mit Standardvertragsklauseln als Rückfalloption (DPA von DigitalOcean).
SMTP2GO (Sand Dune Mail Ltd, Neuseeland): Versand von E-Mails aus dem Dienst, gehostet in der EU. Für einen etwaigen Zugriff aus Neuseeland gilt der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Dateien (Dokumente, Bilder) werden pro Kundenumgebung auf unseren eigenen Servern gespeichert, nicht bei einem externen Speicherdienst. Push-Benachrichtigungen nutzen das offene Webstandard-Protokoll Web Push: Sie laufen über den Push-Dienst des Browsers des Mitglieds (z. B. Google, Mozilla oder Apple), der Inhalt ist jedoch Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sodass diese Dienste ihn nicht lesen können. Schriftarten, Symbole und Skripte des Dienstes kommen von unseren eigenen Servern, nicht von einem externen CDN oder Schriftartendienst. Mit dem Dienst ist kein Zahlungsdienstleister und kein SMS-Dienst verbunden. Unterauftragsverarbeiter erhalten nur Zugang zu personenbezogenen Daten, soweit dies erforderlich ist, und unter angemessenen vertraglichen Garantien. Einen neuen oder ersetzenden Unterauftragsverarbeiter teilen wir mindestens 30 Tage im Voraus mit; der Kunde kann innerhalb dieser Frist begründeten Einspruch erheben.

9. Unterstützung bei den Rechten betroffener Personen

AmmoSuite Club unterstützt das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Übertragbarkeit mit integrierten Funktionen: Der Kunde kann Daten einsehen, berichtigen, exportieren (pro Mitglied oder als vollständiges Archiv) und löschen, Mitglieder können ihre Daten exportieren, und ein Administrator kann ein Mitglied auf dessen Wunsch vollständig und unwiderruflich aus dem System entfernen. Erhält AmmoSuite selbst einen Antrag einer betroffenen Person, leitet AmmoSuite diesen innerhalb von 5 Werktagen an den Kunden weiter und beantwortet ihn nicht selbst. AmmoSuite leistet angemessene Unterstützung bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA/DPIA), bei einer Anfrage der Datenschutzbehörde und bei Anträgen, die nicht über die integrierten Funktionen bearbeitet werden können. Unterstützung, die über die Standardplattform hinausgeht, kann zum üblichen Stundensatz berechnet werden.

10. Datenpanne / Sicherheitsvorfall

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten („Datenpanne“) informiert AmmoSuite den Kunden unverzüglich und spätestens 48 Stunden, nachdem AmmoSuite die Datenpanne entdeckt hat. AmmoSuite gibt dabei, soweit bekannt, an:

was geschehen ist;
welche Daten und wie viele betroffene Personen betroffen sind;
die wahrscheinlichen Folgen;
die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen.

Fehlende Informationen werden so schnell wie möglich nachgereicht. Der Kunde entscheidet, ob die Datenpanne der Datenschutzbehörde und den betroffenen Personen gemeldet wird; AmmoSuite tut dies nicht im Namen des Kunden.

11. Audit und Informationen

Auf Anfrage und höchstens einmal pro Jahr stellt AmmoSuite dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses AVV erforderlich sind, darunter verfügbare Auditberichte des Hosting-Partners, soweit dieser Partner dies zulässt. Reichen diese Informationen nicht aus, kann der Kunde ein Audit durch einen unabhängigen, zur Vertraulichkeit verpflichteten Sachverständigen durchführen lassen, nach einer Ankündigung von mindestens 30 Tagen und auf Kosten des Kunden.

12. Haftung

Für die Haftung nach diesem AVV gilt Artikel 13 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, unbeschadet des Artikels 82 DSGVO.

13. Kontakt

Fragen zu diesem AVV? Kontaktieren Sie contact@ammosuite.com.
Unternehmensnummer: 0699.928.640.

Diese deutsche Übersetzung dient nur zur Information. Bei Abweichungen ist die niederländische Fassung maßgeblich.