Data Processing Addendum (DPA) — AmmoSuite Club

Dernière mise à jour : 31 octobre 2026

Ce Data Processing Addendum (« DPA ») décrit comment AmmoSuite Club traite les données à caractère personnel pour le compte du client, dans le cadre de la fourniture du service AmmoSuite Club (le « Service »). Ce DPA constitue l'Annexe 1 (Accord de sous-traitance) des Conditions générales. Voir aussi la Déclaration de confidentialité.

1. Parties et rôles

Client : le club de tir ou l'association qui utilise le Service et détermine quelles données de membres sont traitées (responsable du traitement).
AmmoSuite, nom commercial de Davy Bammens (entreprise individuelle), Zonhovenstraat 39, 3500 Hasselt, Belgique, numéro d'entreprise 0699.928.640 : fournit le Service AmmoSuite Club (ci-après dans ce DPA également « AmmoSuite Club ») et traite les données à caractère personnel uniquement sur instruction du client (sous-traitant).

2. Objet, nature et finalité du traitement

AmmoSuite Club traite des données à caractère personnel pour fournir, maintenir et sécuriser le Service, notamment : gestion et approbation des membres, réservations, sessions et événements, classements, le kiosque d'enregistrement, les petites annonces entre membres, la communication (e-mail et notifications push), la gestion des comptes et l'authentification (y compris 2FA), la journalisation d'activité, les sauvegardes, la restauration en cas d'incident et le support. AmmoSuite Club ne traite pas de données pour ses propres finalités indépendantes telles que le profilage publicitaire, et ne vend aucune donnée à des tiers.

3. Catégories de données à caractère personnel

Selon les modules activés par le client, les données suivantes peuvent être traitées :

Données d'identification et de contact : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse, date de naissance, numéro de registre national.
Données d'affiliation : type d'affiliation et date de fin, date d'inscription, statut d'approbation et de blocage, langue préférée.
Données de permis et de documents : permis d'armes (Modèle 4 : numéro, date de délivrance, données de l'arme), permis de chasse, et autres documents/attestations téléversés avec leur statut d'approbation et leur date d'expiration.
Armes du club : nom, calibre et notes — un modèle de données volontairement limité, sans numéro de série ni photo, pour ne pas rendre ce module inutilement sensible.
Données d'utilisation : réservations, inscriptions aux sessions, présence, classements/scores, messages et annonces sur les petites annonces entre membres (avec prix, sans données de paiement).
Données techniques et de sécurité : adresse IP, données de session, historique de connexion, abonnements aux notifications push, informations sur l'appareil/le navigateur.

Aucune donnée de carte de paiement ni donnée médicale n'est traitée. Les numéros de compte bancaire (IBAN) ne sont traités que si le client utilise l'import CODA (une fonctionnalité bêta). Les métadonnées EXIF et de localisation des photos téléversées sont automatiquement supprimées lors du stockage.

4. Catégories de personnes concernées

Membres et participants invités du club.
Utilisateurs du Service (administrateurs, membres du bureau, responsables de pas de tir).
Non-membres qui s'inscrivent à un événement public.

5. Durée du traitement et durées de conservation

Le traitement se poursuit pendant la durée de l'abonnement et/ou tant que l'environnement de test est actif. Un membre peut être entièrement supprimé du système (« droit à l'effacement ») : cela supprime les réservations, inscriptions aux sessions et événements, scores de classement, données fédérales, documents, annonces des petites annonces et l'historique d'affiliation, et retire les fichiers téléversés. Les entrées du journal d'activité sont volontairement conservées sans lien vers le compte supprimé, afin que la piste d'audit du club reste intacte. Les e-mails envoyés sont purgés après 30 jours, les tentatives d'envoi échouées après 90 jours. Les membres peuvent en outre demander leurs propres données dans un format exportable (portabilité des données).

Les administrateurs du client peuvent à tout moment télécharger l'archive complète du club : toutes les données en fichiers CSV (un par table) et tous les fichiers téléversés, dans un seul fichier zip avec des explications. Les mots de passe, les clés de vérification en deux étapes et les liens secrets en sont volontairement exclus.

Après la fin du contrat, le Service reste accessible aux administrateurs du client pendant 30 jours, en lecture seule : ils peuvent consulter toutes les données et télécharger l'archive complète. Pendant cette période, les membres ne peuvent plus se connecter et le Service n'envoie plus de rappels ni de notifications. Après ces 30 jours, AmmoSuite supprime la base de données du club, tous les fichiers, le feedback et les e-mails du client ; ils disparaissent des sauvegardes dans les 30 jours qui suivent, sauf obligation légale de conservation. Sur demande, AmmoSuite confirme la suppression par écrit au moyen d'un certificat de suppression.

6. Instructions et confidentialité

AmmoSuite traite les données à caractère personnel uniquement sur instructions écrites du client. Le présent accord et les paramètres choisis par le client dans le Service valent instructions. Si AmmoSuite estime qu'une instruction est illicite, AmmoSuite en informe le client. AmmoSuite ne traite pas les données pour ses propres finalités, à l'exception de statistiques d'utilisation anonymisées et agrégées dans lesquelles aucun client ni aucune personne n'est identifiable.

Toute personne travaillant pour AmmoSuite et ayant accès aux données à caractère personnel est tenue à la confidentialité. Cet accès n'est utilisé que lorsqu'il est nécessaire pour le support, la maintenance ou la sécurité.

7. Mesures de sécurité

AmmoSuite Club prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser les données à caractère personnel. Exemples (liste non exhaustive) :

Connexions chiffrées (TLS) entre les utilisateurs et la plateforme.
Mots de passe stockés sous forme hachée ; blocage temporaire du compte après plusieurs tentatives de connexion échouées.
Authentification à deux facteurs optionnelle par compte via une application d'authentification (TOTP), avec codes de récupération ; recommandée pour les administrateurs.
Contrôle d'accès avec des rôles et des droits par membre (administrateur, ou un rôle limité aux droits nécessaires, p. ex. responsable de pas de tir ou trésorier), géré par le client. Les données sensibles comme les permis exigent un droit distinct.
Un journal d'activité enregistrant qui a effectué quelle action, sur quelle donnée et quand.
Une base de données distincte par client (multi-tenant avec isolation des données), non partagée avec d'autres clients.
Documents privés (permis, attestations) accessibles uniquement via un téléchargement sécurisé et authentifié après connexion — jamais via une URL publique directe.
Suppression automatique des données EXIF et de localisation des photos téléversées.
Sauvegardes automatiques quotidiennes, conservées 30 jours.
Hébergement dans un centre de données sécurisé dans l'UE, avec chiffrement de la base de données et contrôle d'accès physique chez le partenaire d'hébergement.
Base de données non accessible publiquement : l'application s'y connecte via un réseau privé isolé. Administration des serveurs uniquement via SSH avec clés.

AmmoSuite peut modifier ces mesures, à condition que le niveau de protection ne diminue pas.

8. Sous-traitants

Le client donne à AmmoSuite une autorisation générale de faire appel aux sous-traitants suivants :

DigitalOcean, LLC (États-Unis) : hébergement des serveurs, bases de données, fichiers et sauvegardes. Les données sont stockées dans le centre de données d'Amsterdam (Pays-Bas). Base du transfert : le EU-US Data Privacy Framework, avec les clauses contractuelles types comme solution de repli (DPA de DigitalOcean).
SMTP2GO (Sand Dune Mail Ltd, Nouvelle-Zélande) : envoi des e-mails depuis le Service, hébergé dans l'UE. Tout accès depuis la Nouvelle-Zélande est couvert par la décision d'adéquation de la Commission européenne.

Les fichiers (documents, images) sont stockés par environnement client sur nos propres serveurs, et non chez un service de stockage externe. Les notifications push utilisent le protocole ouvert et standardisé Web Push : elles transitent par le service push du navigateur du membre (p. ex. Google, Mozilla ou Apple), mais leur contenu est chiffré de bout en bout, de sorte que ces services ne peuvent pas le lire. Les polices, icônes et scripts du Service proviennent de nos propres serveurs, et non d'un CDN ou d'un service de polices externe. Aucun processeur de paiement ni service SMS n'est connecté au Service. Les sous-traitants n'ont accès aux données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire et sous des garanties contractuelles appropriées. Nous annonçons tout nouveau sous-traitant ou tout remplacement au moins 30 jours à l'avance ; le client peut s'y opposer de manière motivée pendant ce délai.

9. Assistance pour les droits des personnes concernées

AmmoSuite Club prend en charge le droit d'accès, de rectification, d'effacement et de portabilité grâce à des fonctionnalités intégrées : le client peut consulter, rectifier, exporter (par membre ou sous forme d'archive complète) et supprimer les données, les membres peuvent exporter leurs données, et un administrateur peut, à la demande d'un membre, le supprimer complètement et de façon irréversible du système. Si AmmoSuite reçoit elle-même une demande d'une personne concernée, AmmoSuite la transmet au client dans les 5 jours ouvrables et n'y répond pas elle-même. AmmoSuite apporte une assistance raisonnable pour une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD), pour une question de l'autorité de protection des données et pour les demandes qui ne peuvent pas être traitées via les fonctionnalités intégrées. L'assistance allant au-delà de la plateforme standard peut être facturée au tarif horaire habituel.

10. Violation de données / incident de sécurité

En cas de violation de données à caractère personnel, AmmoSuite informe le client sans délai excessif et au plus tard 48 heures après sa découverte. AmmoSuite indique, dans la mesure où ces éléments sont connus :

ce qui s'est passé ;
les données concernées et le nombre de personnes concernées ;
les conséquences probables ;
les mesures prises ou proposées.

Les informations manquantes suivent dès que possible. Le client décide s'il notifie la violation à l'autorité de protection des données et aux personnes concernées ; AmmoSuite ne le fait pas au nom du client.

11. Audit et information

Sur demande, et au maximum une fois par an, AmmoSuite fournit au client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ce DPA, y compris les rapports d'audit disponibles du partenaire d'hébergement, dans la mesure où ce partenaire le permet. Si ces informations sont insuffisantes, le client peut faire réaliser un audit par un expert indépendant tenu à la confidentialité, moyennant un préavis d'au moins 30 jours et à ses propres frais.

12. Responsabilité

La responsabilité au titre de ce DPA est régie par l'article 13 des Conditions générales, sans préjudice de l'article 82 du RGPD.

13. Contact

Des questions sur ce DPA ? Contactez contact@ammosuite.com.
Numéro d'entreprise : 0699.928.640.

Cette traduction française est fournie à titre informatif. En cas de divergence, la version néerlandaise prévaut.