Privacyverklaring

Laatste update: 31 oktober 2026

Deze privacyverklaring geldt voor beide producten van AmmoSuite: AmmoSuite Register (elektronisch wapenregister voor erkende handelaars en schietstanden) en AmmoSuite Club (ledenbeheersplatform voor schietclubs). AmmoSuite verwerkt persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt, contact opneemt, een testomgeving gebruikt, klant wordt, of lid bent van een club die AmmoSuite Club gebruikt. Hieronder leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke: AmmoSuite, handelsnaam van Davy Bammens (eenmanszaak)
Zonhovenstraat 39, 3500 Hasselt, België
Ondernemingsnummer: 0699.928.640
Contact: contact@ammosuite.com

Gebruikt uw club AmmoSuite Club, dan is de club zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar leden; AmmoSuite treedt daarbij op als verwerker. Dat is verder uitgewerkt in het Data Processing Addendum voor Club.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Contactgegevens (bv. naam, e-mail, telefoon, bedrijfsnaam) als u ons contacteert of een demo aanvraagt.
• Accountgegevens (bv. naam, e-mail, rol) wanneer u een gebruikersaccount heeft, in Register of Club.
• Technische gegevens (bv. IP-adres, device/browser info, loggegevens) voor beveiliging en foutopsporing.
• Inhoud die u invoert in AmmoSuite Register (register- en klantgegevens die u of uw organisatie invoert). U blijft verantwoordelijk voor wat u invoert.
• Ledengegevens in AmmoSuite Club: identificatie- en contactgegevens, lidmaatschapsgegevens, en waar van toepassing wapenvergunningen (Model 4), jachtverlof en andere door de club gevraagde documenten. Clubwapens worden bewust met een minimaal gegevensmodel bijgehouden, zonder serienummer of foto.
• Gebruiksgegevens in Club: reservaties, sessie-inschrijvingen, klassementen en, bij gebruik van de onderlinge marktplaats, advertentiegegevens (zonder betaalgegevens).

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

• Om onze dienst te leveren (accounts, authenticatie, werking van het register).
• Voor support, communicatie en het plannen van demo's.
• Voor beveiliging, audit, logging en het voorkomen van misbruik.
• Voor onderhoud, kwaliteitsverbetering en foutopsporing.

4. Rechtsgrond

• Uitvoering van een overeenkomst (dienst leveren, support).
• Gerechtvaardigd belang (beveiliging, fraudepreventie, betrouwbaarheid van het platform).
• Toestemming waar nodig (bv. als u expliciet om bepaalde communicatie vraagt).
• Wettelijke verplichting indien van toepassing (bv. facturatie/boekhouding).

5. Delen we gegevens met derden?

We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de werking van de dienst. Externe dienstverleners waarmee we samenwerken:

• Hosting en back-ups: uw data wordt opgeslagen bij onze hostingprovider (EU-gebaseerd). AmmoSuite Register en AmmoSuite Club draaien elk met een aparte database per klant.
• Web3Forms: verwerkt contactformuliergegevens (naam, e-mail, bericht) bij het indienen van een aanvraag op deze website. Web3Forms heeft een verwerkersovereenkomst.
• E-mail: voor het versturen van systeemmails (bv. wachtwoord herstellen, bevestigingen) gebruiken we een SMTP-mailrelay.
• Pushmeldingen in AmmoSuite Club verlopen via het open Web Push-protocol: ze gaan via de pushdienst van uw browser (bv. Google, Mozilla of Apple), maar de inhoud is end-to-end versleuteld, zodat die dienst ze niet kan lezen.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken geen betaalverwerker of externe advertentiediensten.

6. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen hierboven, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is (bv. boekhouding). Log- en beveiligingsgegevens bewaren we zolang dat nodig is voor beveiliging en troubleshooting.

7. Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beveiligen (o.a. toegangscontrole, logging, en back-ups). Geen enkel systeem is 100% risicoloos; als u een beveiligingsprobleem vermoedt, contacteer ons meteen.

8. Uw rechten

• Recht op inzage, correctie en verwijdering.
• Recht op beperking of bezwaar tegen verwerking.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (waar van toepassing).
• Recht om toestemming in te trekken (waar verwerking op toestemming steunt).

U kunt uw rechten uitoefenen via contact@ammosuite.com, of, als u lid bent van een club, via uw clubbeheerder. In AmmoSuite Club kan een beheerder u op uw verzoek volledig uit het systeem verwijderen, en kan u uw eigen gegevens zelf exporteren via uw ledenportaal.

9. Klachten

Als u een klacht heeft, contacteer ons eerst zodat we kunnen helpen. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in België.