Register aanvullen of wapens uitschrijven via een bestand (beta)

Is je register al in gebruik, dan kan je nog altijd met een bestand werken:

• Aanvullen: voeg meerdere boekingen in één keer toe aan het wapenregister of het munitieregister, bijvoorbeeld een volledige zending of de verkopen uit een ander programma.
• Uitschrijven: schrijf meerdere wapens in één keer uit, bijvoorbeeld na een verkoop of overdracht van een hele partij.

Voor een register dat nog leeg is, gebruik je de eerste inlading.

Register aanvullen

Open het wapenregister, of het overzicht van de munitiesoorten, en klik op Aanvullen (import). Download de template: die is afgestemd op een register dat al gegevens bevat.

• Volgnummers vul je niet in: ze lopen automatisch verder na het laatste nummer in het register.
• De datum is de werkelijke datum van de aankoop of verkoop, als dd/mm/jjjj. Een datum in de toekomst kan niet. Een datum vóór vandaag kan wel, met de reden in de opmerking. Ligt ze verder terug dan het aantal dagen in je instellingen, dan krijg je ook een waarschuwing.
• Klant is vrije tekst. Een bestaande klant wordt gekoppeld; een onbekende naam geeft een waarschuwing.

Wapenregister

Een serienummer dat al in het register staat en nog niet uitgeschreven is, wordt geweigerd. Zo schrijf je hetzelfde wapen niet twee keer in.

Munitieregister

• Kies de munitiesoort uit de keuzelijst in de template. Bij aanvullen maakt AmmoSuite geen nieuwe soorten aan: voeg een nieuwe soort eerst toe bij Munitietypes beheren en download daarna een nieuwe template.
• Elke rij is een IN (datum in en aantal in) of een UIT (datum uit en aantal uit), in dozen.
• Een UIT mag de voorraad op geen enkele datum onder nul brengen. AmmoSuite rekent dat na met de boekingen die al in het register staan.

Wapens uitschrijven

Open het wapenregister en klik op Uitschrijven (import). De template heeft een extra blad met de wapens die nu in het register staan, zodat je de serienummers kan overnemen.

Per rij vul je in:

Kolom	Wat
Serienummer	Verplicht. Moet precies één wapen vinden dat nog in het register staat. Hoofdletters en spaties tellen niet mee.
Merk	Optioneel. Enkel nodig als hetzelfde serienummer bij meer dan één wapen voorkomt.
Datum uit	Verplicht, als dd/mm/jjjj. Niet in de toekomst; vóór vandaag enkel met een reden in de opmerking.
Klant	Vrije tekst. Een bestaande klant wordt gekoppeld.
Opmerking	Wordt achter een bestaande opmerking gezet.

Er komen geen nieuwe regels in het register bij: datum uit, klant en opmerking komen op de bestaande regel van elk wapen, net zoals bij een wapen uitschrijven in de tabel.

Controleren en bevestigen

Laad je bestand op (.xlsx of .csv, maximaal 10 MB) en klik op Controleren. Er wordt nog niets opgeslagen.

• AmmoSuite controleert elke rij tegen wat al in het register staat. Fouten houden de import tegen; waarschuwingen niet, maar die moet je bevestigen.
• Elke melding staat bij de rij waarop ze slaat. Met Controlerapport (.xlsx) download je je bestand met de meldingen naast elke rij, handig om fouten te verbeteren.
• Heb je hetzelfde bestand al eens geïmporteerd, dan krijg je een waarschuwing.

Is alles in orde, vink dan Ik heb de gegevens gecontroleerd; ze komen overeen met mijn register aan (en bij waarschuwingen ook dat je ze gelezen hebt) en bevestig. Bij het importeren controleert AmmoSuite alles nog een keer.

De import komt als één regel in de audittrail, met het aantal rijen, de bestandsnaam en een controlecode van het bestand.