Bestaand register importeren (beta)
Beta, op aanvraag. De registerimport is een betafunctie. Vraag ons om ze voor je omgeving vrij te geven. Daarna zet je ze zelf aan via Instellingen → Beta-functies → Registerimport via template → Gebruiken.
Met de registerimport laad je een bestaand register in één keer in AmmoSuite: het wapenregister, het munitieregister, de essentiële onderdelen of het bewaringsregister. Ze is bedoeld voor de overstap vanuit Excel, papier of een ander programma.
Deze eerste inlading kan enkel zolang het register nog leeg is. Staat er al een regel in, dan voer je verder in via de tabel, of vul je het wapen- of munitieregister aan met een bestand via Register aanvullen of wapens uitschrijven. Auditeurs kunnen niet importeren.
1. Template downloaden
Open het register en klik op Importeren. Klik daarna op Template downloaden. Bij het munitieregister staat de knop Importeren op het overzicht van de munitiesoorten.
Je krijgt een Excel-bestand met twee bladen:
- Register: hier vul je je gegevens in, één rij per registerregel, in de volgorde van je register;
- Uitleg: per kolom wat erin moet, met een voorbeeld.
Let bij het invullen op het volgende:
- datums noteer je als dd/mm/jjjj;
- laat je het volgnummer leeg, dan nummert AmmoSuite automatisch door;
- klant is vrije tekst. Bestaat die klant al in je klantenbestand, dan wordt die automatisch gekoppeld.
Heb je je gegevens in een ander programma? Een .csv met dezelfde kolomnamen werkt ook.
Munitieregister
Elke rij is ofwel een IN (datum in en aantal in), ofwel een UIT (datum uit en aantal uit). Aantallen zijn in dozen. Merk, type, kaliber en doosinhoud samen bepalen de munitiesoort. Bestaat die soort nog niet, dan maakt AmmoSuite ze aan.
Nieuw aangemaakte munitiesoorten hebben nog geen kruitgewicht per patroon. Vul dat na de import aan bij Munitietypes beheren, anders telt die munitie niet mee voor je kruitlimiet.
2. Bestand opladen en controleren
Kies je ingevulde bestand (.xlsx of .csv, maximaal 10 MB) en klik op Controleren. Er wordt nog niets opgeslagen.
AmmoSuite toont een samenvatting (aantal rijen, de periode, hoeveel inschrijvingen en uitschrijvingen, en hoeveel klantnamen gekoppeld zijn) en daaronder alle rijen.
- Bevat een rij een fout, dan zie je per rij wat er mis is. Met Toon → enkel fouten filter je die rijen, en Controlerapport (.xlsx) zet de meldingen naast elke rij van je bestand. Verbeter ze in je bestand en klik op Ander bestand opladen. De import gaat pas door als alle rijen in orde zijn.
- Een waarschuwing houdt de import niet tegen, maar je bevestigt dat je ze gelezen hebt.
- Een dubbel volgnummer telt ook als fout.
3. Bevestigen en importeren
Zijn alle rijen in orde? Kijk ze na, vink Ik heb de gegevens gecontroleerd; ze komen overeen met mijn register aan en klik op Importeer … rijen. De controle blijft 30 minuten geldig. Daarna laad je het bestand opnieuw op.
De import verschijnt als één IMPORT-regel in de audittrail, met het aantal rijen, de bestandsnaam en een controlecode (SHA-256) van het bestand.
Een import ongedaan maken kan niet met één knop. Hulp nodig bij de overstap? Neem contact op.