Encaisser la cotisation par QR de virement
Pour les membres qui n’ont pas encore payé leur cotisation, vous pouvez préparer un virement. Le membre voit alors sur Mon adhésion un code QR qu’il scanne avec l’application de sa propre banque : le montant, le numéro de compte et la communication sont remplis automatiquement.
Configuration unique
Allez dans Paramètres → Lidgeld (ou cliquez sur Paramètres en haut de l’écran Virements de cotisation) :
| Paramètre | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Virements de cotisation | Active la fonction. Désactivé = l’écran et l’élément de menu ne sont pas accessibles. |
| Numéro de compte (IBAN) | Le compte du club. Le numéro est vérifié à l’enregistrement. |
| BIC (facultatif) | Pas obligatoire, mais certaines applications bancaires lisent alors mieux le QR. |
| Nom du titulaire du compte | Tel que connu par la banque. Le membre voit ce nom dans son application bancaire. |
| Communication par défaut | Le modèle proposé, avec des espaces réservés comme {Voornaam} (prénom), {Achternaam} (nom), {Jaar} (année) et {Bedrag} (montant). |
| Communication structurée (OGM) | Attribue à chaque virement une communication unique +++nnn/nnnn/nnnnn+++, pour pointer les paiements sans ambiguïté. La communication libre n’est alors pas utilisée. |
| Découpage des périodes | Année civile, Mois de départ fixe (p. ex. une année sportive de septembre à août) ou Continu (à partir de la date d’entrée de chaque membre). |
| Mois de départ de l’année sportive | Uniquement avec un mois de départ fixe : 1 = janvier, 9 = septembre, … |
| Prorata pour les nouveaux membres | Propose automatiquement un montant réduit aux membres entrés en cours de période, par mois restant. |
Le montant provient du Prix du type d’adhésion, voir Gérer les types d’affiliation et les cotisations.
Préparer un virement
- Allez dans Gestion des membres → Virements de cotisation. Pour chaque type d’adhésion, vous voyez le montant, le nombre de membres et combien doivent encore payer.
- Cliquez sur Préparer à côté d’un type.
- Sous Pour quelle période ?, choisissez la période avec Période actuelle ou Période suivante, ou renseignez vous-même Période du et Période jusqu’au et cliquez sur Appliquer. Cette période ne doit pas encore exister comme adhésion : elle est créée automatiquement.
- Vérifiez la Communication (non affichée si l’OGM est activée).
- Choisissez si le membre est prévenu : Envoyer un message dans l’application et éventuellement Envoyer aussi une notification push.
- Cochez les Membres pour lesquels vous préparez le virement. Vous pouvez chercher par nom ou e-mail, et Tout sélectionner inclut tout le monde. Les membres qui ont déjà reçu un virement ont le badge Déjà envoyé précédemment.
- Adaptez si nécessaire le Montant par membre. Un montant au prorata reçoit le badge au prorata.
- Cliquez sur Préparer pour les membres sélectionnés.
Pointer un paiement
Un paiement via le QR n’est pas marqué automatiquement comme payé : cela reste une action de l’administrateur.
- Vous utilisez l’OGM ? Collez la communication de l’extrait bancaire dans Rechercher par communication structurée (OGM) en haut de l’écran Virements de cotisation et cliquez sur Rechercher. Vous arrivez directement sur l’onglet adhésion du bon membre.
- Cliquez-y sur Marquer comme payé, ou utilisez le menu rapide dans la liste des membres.
Le membre voit ensuite lui-même le statut de paiement sur Mon adhésion.
Importer les paiements depuis un extrait de compte (CODA, bêta)
Au lieu de rechercher chaque paiement vous-même, vous pouvez importer l’extrait de compte du club. Il s’agit d’une fonction bêta : AmmoSuite l’active pour votre club sur demande. Elle nécessite la gestion avancée des membres et les virements de cotisation.
- Dans votre banque en ligne, téléchargez l’extrait au format fichier CODA (version 2, 5 Mo maximum).
- Sur l’écran Virements de cotisation, choisissez le fichier sous Importer un extrait de compte (CODA) et cliquez sur Importer. Rien n’est encore enregistré.
- Sur l’écran Associer les paiements, vous voyez une proposition pour chaque paiement :
- Les paiements avec la communication structurée (OGM) d’un virement de cotisation sont associés directement, avec un statut comme Correct, Autre montant, Déjà payé ou Déjà importé.
- Les paiements sans OGM utilisable reçoivent une proposition sur la base d’un compte connu ou du nom. Ces propositions ne sont jamais cochées par défaut : vérifiez-les et choisissez une autre cotisation si nécessaire.
- Sous Paiements non reconnus, choisissez vous-même la cotisation ouverte s’il s’agit d’une cotisation.
- Cochez ce qui est correct et cliquez sur Marquer les cotisations sélectionnées comme payées. L’adhésion reçoit la date valeur comme date de paiement.
Activez la communication structurée (OGM) dans les paramètres. Sans OGM, les paiements ne peuvent pas être associés automatiquement.
Une association confirmée retient le numéro de compte du payeur chez le membre, de sorte qu’un prochain paiement depuis ce compte est proposé automatiquement. Vous voyez ces numéros sous Numéros de compte connus dans le dossier du membre, où vous pouvez aussi les supprimer. Importer deux fois le même fichier est sans conséquence : les paiements déjà importés sont reconnus. AmmoSuite ne conserve que les associations confirmées, pas les autres mouvements du compte du club.