Lidgeld innen via een overschrijvings-QR
Je kan voor leden die hun lidgeld nog niet betaald hebben een overschrijving klaarzetten. Het lid ziet dan op Mijn lidmaatschap een QR-code die het scant met de app van zijn eigen bank: bedrag, rekeningnummer en mededeling zijn meteen ingevuld.
Eenmalig instellen
Ga naar Instellingen → Lidgeld (of klik op Instellingen bovenaan het scherm Lidgeld-overschrijvingen):
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Lidgeld-overschrijvingen | Zet de functie aan. Uit = het scherm en het menu-item zijn niet bereikbaar. |
| Rekeningnummer (IBAN) | De rekening van de club. Het nummer wordt bij het opslaan gecontroleerd. |
| BIC (optioneel) | Niet verplicht, maar sommige bank-apps lezen de QR dan beter. |
| Naam rekeninghouder | Zoals gekend bij de bank. Het lid ziet deze naam in zijn bank-app. |
| Standaard mededeling | Het voorgestelde sjabloon, met plaatshouders zoals {Voornaam}, {Achternaam}, {Jaar} en {Bedrag}. |
| Gestructureerde mededeling (OGM) | Geeft elke overschrijving een unieke +++nnn/nnnn/nnnnn+++-mededeling, zodat je betalingen eenduidig kan afpunten. De vrije mededeling wordt dan niet gebruikt. |
| Periode-indeling | Kalenderjaar, Vast startmaand (bv. een sportjaar van september tot augustus) of Doorlopend (vanaf de instapdatum van elk lid). |
| Startmaand sportjaar | Enkel bij een vaste startmaand: 1 = januari, 9 = september, … |
| Pro rata voor instappers | Stelt automatisch een lager bedrag voor aan leden die pas tijdens de lopende periode zijn ingestapt, per resterende maand. |
Het bedrag komt uit de Prijs van het lidmaatschapstype, zie Lidmaatschapstypes en lidgeld beheren.
Een overschrijving klaarzetten
- Ga naar Ledenbeheer → Lidgeld-overschrijvingen. Je ziet per lidmaatschapstype het bedrag, het aantal leden en hoeveel er nog te betalen is.
- Klik bij een type op Klaarzetten.
- Kies onder Voor welke periode? de periode met Huidige periode of Volgende periode, of vul zelf Periode van en Periode tot in en klik op Toepassen. Die periode hoeft nog niet als lidmaatschap te bestaan: ze wordt automatisch aangemaakt.
- Controleer de Mededeling (niet zichtbaar als OGM aanstaat).
- Kies of het lid een bericht krijgt: Stuur bericht in de app en eventueel Stuur ook een pushmelding.
- Vink de Leden aan voor wie je de overschrijving klaarzet. Je kan zoeken op naam of e-mail, en met Alles selecteren neem je iedereen mee. Leden die al eerder een overschrijving kregen, krijgen de badge Al eerder verstuurd.
- Pas indien nodig het Bedrag per lid aan. Een pro-rata-bedrag krijgt de badge pro rata.
- Klik op Klaarzetten voor geselecteerde leden.
Een betaling afpunten
Een betaling via de QR wordt niet automatisch als betaald gemarkeerd: dat blijft een handeling van de beheerder.
- Gebruik je OGM? Plak de mededeling van de bankafschrift in Zoek op gestructureerde mededeling (OGM) bovenaan het scherm Lidgeld-overschrijvingen en klik op Zoeken. Je komt meteen op het tabblad lidmaatschap van het juiste lid.
- Klik daar op Markeer als betaald, of gebruik het snelmenu in de ledenlijst.
Het lid ziet de betaalstatus daarna zelf op Mijn lidmaatschap.
Betalingen inlezen uit een rekeninguittreksel (CODA, beta)
In plaats van elke betaling zelf op te zoeken, kan je het rekeninguittreksel van de club inlezen. Dit is een betafunctie: AmmoSuite zet ze op aanvraag voor je club aan. Ze vereist geavanceerd ledenbeheer en lidgeld-overschrijvingen.
- Download in je online banking het uittreksel als CODA-bestand (versie 2, maximaal 5 MB).
- Kies het bestand op het scherm Lidgeld-overschrijvingen bij Rekeninguittreksel (CODA) inlezen en klik op Inlezen. Er wordt nog niets opgeslagen.
- Op het scherm Betalingen koppelen zie je per betaling een voorstel:
- Betalingen met de gestructureerde mededeling (OGM) van een lidgeld-overschrijving worden rechtstreeks gekoppeld, met een status zoals Klopt, Ander bedrag, Al betaald of Al ingelezen.
- Betalingen zonder bruikbare OGM krijgen een voorstel op gekend rekeningnummer of op naam. Die voorstellen staan nooit standaard aangevinkt: kijk ze na en kies zo nodig een ander lidgeld.
- Bij Niet herkende betalingen kies je zelf het openstaande lidgeld als het om lidgeld gaat.
- Vink aan wat klopt en klik op Geselecteerde lidgelden op betaald zetten. Het lidmaatschap krijgt de valutadatum als betaaldatum.
Zet de gestructureerde mededeling (OGM) aan in de instellingen. Zonder OGM kunnen betalingen niet automatisch gekoppeld worden.
Een bevestigde koppeling onthoudt het rekeningnummer van de betaler bij het lid, zodat een volgende betaling vanaf die rekening vanzelf voorgesteld wordt. Je ziet die rekeningnummers onder Gekende rekeningnummers in het ledendossier en kan ze daar verwijderen. Hetzelfde bestand twee keer inlezen is onschadelijk: al ingelezen betalingen worden herkend. AmmoSuite bewaart enkel bevestigde koppelingen, geen andere bewegingen van de clubrekening.