Mitgliedsbeiträge per Überweisungs-QR-Code einziehen
Für Mitglieder, die ihren Mitgliedsbeitrag noch nicht bezahlt haben, können Sie eine Überweisung bereitstellen. Das Mitglied sieht dann unter Meine Mitgliedschaft einen QR-Code, den es mit der App seiner eigenen Bank scannt: Betrag, Kontonummer und Mitteilung sind sofort ausgefüllt.
Einmalige Einrichtung
Gehen Sie zu Einstellungen → Mitgliedsbeitrag (oder klicken Sie oben im Bildschirm Mitgliedsbeitrags-Überweisungen auf Einstellungen):
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Mitgliedsbeitrags-Überweisungen | Schaltet die Funktion ein. Aus = der Bildschirm und der Menüpunkt sind nicht erreichbar. |
| Kontonummer (IBAN) | Das Konto des Vereins. Die Nummer wird beim Speichern geprüft. |
| BIC (optional) | Nicht erforderlich, aber manche Banking-Apps lesen den QR-Code damit besser. |
| Name des Kontoinhabers | Wie bei der Bank bekannt. Das Mitglied sieht diesen Namen in seiner Banking-App. |
| Standardmitteilung | Die vorgeschlagene Vorlage, mit Platzhaltern wie {Voornaam} (Vorname), {Achternaam} (Nachname), {Jaar} (Jahr) und {Bedrag} (Betrag). |
| Strukturierte Mitteilung (OGM) | Gibt jeder Überweisung eine eindeutige belgische Mitteilung im Format +++nnn/nnnn/nnnnn+++, sodass Sie Zahlungen eindeutig zuordnen können. Die freie Mitteilung wird dann nicht verwendet. |
| Periodeneinteilung | Kalenderjahr, Fester Startmonat (z. B. ein Sportjahr von September bis August) oder Fortlaufend (ab dem Eintrittsdatum jedes Mitglieds). |
| Startmonat Sportjahr | Nur bei einem festen Startmonat: 1 = Januar, 9 = September, … |
| Pro rata für Neueinsteiger | Schlägt Mitgliedern, die erst während der laufenden Periode eingetreten sind, automatisch einen niedrigeren Betrag pro verbleibendem Monat vor. |
Der Betrag stammt aus dem Preis der Mitgliedschaftsart, siehe Mitgliedschaftsarten und Mitgliedsbeiträge verwalten.
Eine Überweisung bereitstellen
- Gehen Sie zu Mitgliederverwaltung → Mitgliedsbeitrags-Überweisungen. Pro Mitgliedschaftsart sehen Sie den Betrag, die Anzahl der Mitglieder und wie viele den Beitrag noch schulden.
- Klicken Sie neben einer Art auf Bereitstellen.
- Wählen Sie unter Für welche Periode? die Periode mit Aktuelle Periode oder Nächste Periode, oder geben Sie Periode von und Periode bis selbst ein und klicken Sie auf Übernehmen. Diese Periode muss noch nicht als Mitgliedschaft existieren: Sie wird automatisch angelegt.
- Prüfen Sie die Mitteilung (nicht sichtbar, wenn OGM aktiviert ist).
- Wählen Sie, ob das Mitglied benachrichtigt wird: Nachricht in der App senden und optional Auch eine Push-Benachrichtigung senden.
- Haken Sie die Mitglieder an, für die Sie die Überweisung bereitstellen. Sie können nach Name oder E-Mail suchen, und mit Alle auswählen nehmen Sie alle auf. Mitglieder, die bereits eine Überweisung erhalten haben, bekommen das Badge Bereits zuvor gesendet.
- Passen Sie bei Bedarf den Betrag pro Mitglied an. Ein Pro-rata-Betrag erhält das Badge pro rata.
- Klicken Sie auf Für ausgewählte Mitglieder bereitstellen.
Eine Zahlung zuordnen
Eine Zahlung über den QR-Code wird nicht automatisch als bezahlt markiert: Das bleibt eine Aufgabe des Administrators.
- Verwenden Sie OGM? Fügen Sie die Mitteilung aus dem Kontoauszug oben im Bildschirm Mitgliedsbeitrags-Überweisungen in Nach strukturierter Mitteilung (OGM) suchen ein und klicken Sie auf Suchen. Sie gelangen direkt zur Registerkarte Mitgliedschaft des richtigen Mitglieds.
- Klicken Sie dort auf Als bezahlt markieren oder verwenden Sie das Schnellmenü in der Mitgliederliste.
Das Mitglied sieht den Zahlungsstatus anschließend selbst unter Meine Mitgliedschaft.
Zahlungen aus einem Kontoauszug einlesen (CODA, Beta)
Statt jede Zahlung selbst zu suchen, können Sie den Kontoauszug des Vereins einlesen. Dies ist eine Beta-Funktion: AmmoSuite schaltet sie auf Anfrage für Ihren Verein frei. Sie setzt die erweiterte Mitgliederverwaltung und die Mitgliedsbeitrags-Überweisungen voraus.
- Laden Sie im Online-Banking den Auszug als CODA-Datei herunter (Version 2, höchstens 5 MB).
- Wählen Sie die Datei auf dem Bildschirm Mitgliedsbeitrags-Überweisungen unter Kontoauszug (CODA) einlesen und klicken Sie auf Einlesen. Es wird noch nichts gespeichert.
- Auf dem Bildschirm Zahlungen zuordnen sehen Sie für jede Zahlung einen Vorschlag:
- Zahlungen mit der strukturierten Mitteilung (OGM) einer Mitgliedsbeitrags-Überweisung werden direkt zugeordnet, mit einem Status wie Stimmt, Anderer Betrag, Bereits bezahlt oder Bereits eingelesen.
- Zahlungen ohne verwendbare OGM erhalten einen Vorschlag anhand einer bekannten Kontonummer oder des Namens. Diese Vorschläge sind nie standardmäßig angehakt: Prüfen Sie sie und wählen Sie bei Bedarf einen anderen Mitgliedsbeitrag.
- Unter Nicht erkannte Zahlungen wählen Sie den offenen Mitgliedsbeitrag selbst, wenn es sich um einen Mitgliedsbeitrag handelt.
- Haken Sie an, was stimmt, und klicken Sie auf Ausgewählte Mitgliedsbeiträge als bezahlt markieren. Die Mitgliedschaft erhält das Valutadatum als Zahlungsdatum.
Aktivieren Sie die strukturierte Mitteilung (OGM) in den Einstellungen. Ohne OGM können Zahlungen nicht automatisch zugeordnet werden.
Eine bestätigte Zuordnung merkt sich die Kontonummer des Zahlers beim Mitglied, sodass eine nächste Zahlung von diesem Konto automatisch vorgeschlagen wird. Sie sehen diese Kontonummern unter Bekannte Kontonummern in der Mitgliederakte und können sie dort auch löschen. Dieselbe Datei zweimal einzulesen ist unbedenklich: Bereits eingelesene Zahlungen werden erkannt. AmmoSuite speichert nur bestätigte Zuordnungen, keine anderen Bewegungen auf dem Vereinskonto.